Kama mwajiri, ni muhimu kuhifadhi data ya wafanyakazi wako vizuri. Kwa kufanya hivyo, unalazimika kuweka rekodi za wafanyikazi za data ya kibinafsi ya wafanyikazi. Wakati wa kuhifadhi data kama hiyo, Sheria ya Faragha ya Udhibiti Mkuu wa Ulinzi wa Data (AVG) na Sheria ya Utekelezaji Kanuni ya Jumla ya Ulinzi wa Data (UAVG) lazima zizingatiwe. AVG inaweka majukumu kwa mwajiri kuhusiana na usindikaji wa data ya kibinafsi. Kupitia orodha hii, utajua kama faili zako za wafanyikazi zinatii mahitaji.
- Ni data gani inaweza kuchakatwa katika faili ya wafanyikazi?
Kanuni kuu inayofuatwa ni kwamba data tu muhimu kwa madhumuni ya faili ya wafanyakazi inaweza kuingizwa: utendaji sahihi wa mkataba wa ajira na mfanyakazi.
Kwa hali yoyote, data ya kibinafsi "ya kawaida" itahifadhiwa kama vile:
- Jina;
- Anwani;
- Tarehe ya kuzaliwa;
- Nakala ya pasipoti / kitambulisho;
- Nambari ya BSN
- Mkataba wa ajira uliosainiwa ikiwa ni pamoja na masharti na masharti ya ajira na viambatisho;
- Data ya utendaji na maendeleo ya mfanyakazi, kama vile ripoti za tathmini.
Waajiri wanaweza kuchagua kupanua faili ya wafanyakazi ili kujumuisha data nyingine kama vile maelezo ya kibinafsi ya mwajiri, rekodi ya kutohudhuria kazini, malalamiko, maonyo, rekodi za mahojiano na kadhalika.
Kama mwajiri, ni muhimu kusasisha data hii mara kwa mara ili kufuatilia usahihi na usahihi kuhusiana na muda wa kubaki kisheria.
- Ni lini data ya kibinafsi 'ya kawaida' inaweza kuchakatwa katika faili ya wafanyikazi?
Mwajiri lazima azingatie ni lini na ni data gani ya kibinafsi "ya kawaida" inaweza kuhifadhiwa katika faili ya wafanyikazi. Chini ya Kifungu cha 6 AVG, waajiri wanaweza kuhifadhi data ya kibinafsi ya 'kawaida' katika faili ya wafanyikazi kupitia sababu 6. Sababu hizi ni pamoja na:
- Mfanyakazi ametoa kibali kwa usindikaji;
- Usindikaji ni muhimu kwa utekelezaji wa makubaliano ya mfanyakazi (ajira);
- Usindikaji ni muhimu kwa sababu ya wajibu wa kisheria kwa mwajiri (kama vile kulipa kodi na michango);
- Usindikaji ni muhimu ili kulinda masilahi muhimu ya mfanyakazi au mtu mwingine wa asili (mfano hucheza wakati hatari kubwa inakaribia lakini mfanyakazi hana uwezo kiakili wa kutoa idhini);
- Usindikaji ni muhimu kwa maslahi ya umma/utaratibu wa umma;
- Usindikaji ni muhimu ili kukidhi maslahi halali ya mwajiri au mtu wa tatu (isipokuwa pale ambapo maslahi ya mfanyakazi yanazidi maslahi halali ya mwajiri).
- Ni data gani ambayo haipaswi kuchakatwa katika faili ya wafanyikazi?
Kando na data 'ya kawaida' ambayo imejumuishwa kwenye faili, pia kuna data ambayo (kawaida) haifai kujumuishwa kwa sababu ni nyeti haswa. Hizi ni data 'maalum' na ni pamoja na:
- Imani;
- Mwelekeo wa kijinsia;
- Rangi au kabila;
- Data ya matibabu (ikiwa ni pamoja na inapotolewa kwa hiari na mfanyakazi).
Data 'Maalum' inaweza tu kuhifadhiwa chini ya AVG katika vighairi 10 pekee. Vighairi 3 kuu ni kama ifuatavyo:
- Mfanyakazi ametoa idhini ya wazi kwa usindikaji;
- Unachakata data ya kibinafsi ambayo mfanyakazi mwenyewe amefichua kwa makusudi;
- Uchakataji ni muhimu kwa maslahi ya umma yanayopita kiwango (msingi wa kisheria wa Uholanzi unahitajika ili kuomba hii).
- Hatua za usalama za faili za wafanyikazi
Nani anaruhusiwa kuona faili ya wafanyikazi?
Faili ya wafanyikazi inaweza tu kutazamwa na watu ambao ufikiaji wao ni muhimu kufanya kazi. Watu hawa ni pamoja na, kwa mfano, mwajiri na wafanyikazi wa idara ya HR. Mfanyakazi mwenyewe pia ana haki ya kuona faili ya wafanyakazi wake na kurekebisha taarifa zisizo sahihi.
Mahitaji ya usalama kwa faili
Mbali na hilo, ni muhimu kuzingatia kwamba AVG inaweka mahitaji kwenye hifadhi ya digital au karatasi ya faili za wafanyakazi. Kama mwajiri, unalazimika kuchukua hatua za kulinda faragha ya mfanyakazi. Kwa hivyo faili lazima ilindwe dhidi ya uhalifu wa mtandaoni, ufikiaji usioidhinishwa, urekebishaji au ufutaji.
- Kipindi cha kuhifadhi faili za wafanyikazi
AVG inasema kwamba data ya kibinafsi inaweza kuhifadhiwa kwa muda mfupi. Baadhi ya data iko chini ya muda uliowekwa kisheria. Kwa data nyingine, mwajiri anahitajika kuweka mipaka ya muda ya kufuta au ukaguzi wa mara kwa mara wa usahihi wa data. AVG inasema kwamba hatua zinazofaa lazima zichukuliwe ili kuhakikisha kuwa data isiyo sahihi inawekwa kwenye faili.
Je, ungependa kujua zaidi kuhusu muda wa kuhifadhi faili za wafanyakazi? Kisha soma blogi yetu muda wa kuhifadhi faili za mfanyakazi.
Je, faili yako ya wafanyikazi inakidhi mahitaji yaliyoorodheshwa hapo juu? Basi uwezekano ni kwamba inafuata AVG.
Ikiwa, baada ya kusoma blogu hii, bado una maswali kuhusu faili ya wafanyakazi au kuhusu AVG, tafadhali wasiliana nasi. Yetu mawakili wa ajira atafurahi kukusaidia!