Waajiri huchakata data nyingi juu ya wafanyikazi wao kwa wakati. Data hii yote imehifadhiwa katika faili ya wafanyakazi. Faili hii ina data muhimu ya kibinafsi na, kwa sababu hii, ni muhimu kwamba hii ifanyike kwa usalama na kwa usahihi. Waajiri wanaruhusiwa kwa muda gani (au, katika hali nyingine, wanahitajika) kuweka data hii? Katika blogu hii, unaweza kusoma zaidi kuhusu muda wa uhifadhi wa kisheria wa faili za wafanyakazi na jinsi ya kukabiliana nayo.
Faili ya wafanyikazi ni nini?
Kama ilivyoelezwa hapo juu, mwajiri mara nyingi hulazimika kushughulika na data ya wafanyikazi wa wafanyikazi wake. Data hii lazima ihifadhiwe vizuri na kisha kuharibiwa. Hii inafanywa kupitia faili ya wafanyikazi. Hii ni pamoja na jina na maelezo ya anwani ya mfanyakazi(wafanyakazi), mikataba ya ajira, ripoti za utendaji kazi, na kadhalika. Data hizi lazima zitii mahitaji yanayofuata kanuni za AVG, na lazima zihifadhiwe kwa muda fulani.
(Ikiwa unataka kujua ikiwa faili yako ya wafanyikazi inakidhi mahitaji ya AVG, angalia orodha yetu ya faili ya wafanyikazi ya AVG hapa)
Uhifadhi wa data ya wafanyikazi
AVG haitoi vipindi maalum vya kuhifadhi data ya kibinafsi. Hakuna jibu la moja kwa moja kwa muda wa uhifadhi wa faili ya wafanyikazi, kwani inajumuisha aina tofauti za data (ya kibinafsi). Kipindi tofauti cha uhifadhi kinatumika kwa kila aina ya data. Pia huathiri kama mtu bado ni mfanyakazi, au ameacha kazi.
Kategoria za vipindi vya kubaki
Kama ilivyoelezwa hapo juu, kuna vipindi tofauti vya uhifadhi vinavyohusiana na uhifadhi wa data ya kibinafsi katika faili ya wafanyikazi. Kuna vigezo viwili vya kuzingatia, ambavyo ni kama mfanyakazi bado ameajiriwa, au ameacha kazi. Ifuatayo inaonyesha wakati data fulani inapaswa kuharibiwa, au tuseme kubakizwa.
Faili ya sasa ya wafanyikazi
Hakuna vipindi maalum vya kubaki vilivyowekwa kwa data iliyo katika faili ya sasa ya mfanyakazi ambaye bado ameajiriwa. AVG inaweka tu wajibu kwa waajiri kusasisha faili za wafanyikazi. Hii inamaanisha kuwa mwajiri mwenyewe analazimika kuweka tarehe ya mwisho ya ukaguzi wa mara kwa mara wa faili za wafanyikazi na uharibifu wa data iliyopitwa na wakati.
Maelezo ya maombi
Data ya maombi inayohusiana na mwombaji ambaye hajaajiriwa lazima iharibiwe ndani ya muda usiozidi wiki 4 baada ya mwisho wa utaratibu wa kutuma maombi. Data kama vile motisha au barua ya maombi, CV, taarifa juu ya tabia, mawasiliano na mwombaji iko chini ya kitengo hiki. Kwa idhini ya mwombaji, inawezekana kuweka data kwa takriban mwaka 1.
Mchakato wa kuunganishwa tena
Wakati mfanyakazi amekamilisha mchakato wa kuunganishwa tena na kurudi kwenye kazi yake, muda wa juu wa kubakishwa wa miaka 2 baada ya kukamilika kwa ujumuishaji upya hutumika. Kuna ubaguzi kwa hili wakati mwajiri ni bima binafsi. Katika hali hiyo, muda wa uhifadhi wa miaka 5 unatumika.
Upeo wa miaka 2 baada ya mwisho wa kazi
Baada ya mfanyakazi kuacha kazi, wingi wa data (ya kibinafsi) katika faili ya wafanyikazi inategemea muda wa kubakizwa hadi miaka 2.
Jamii hii ni pamoja na:
- Mikataba ya ajira na marekebisho yake;
- Mawasiliano yanayohusiana na kujiuzulu;
- Ripoti za tathmini na mapitio ya utendaji;
- Mawasiliano yanayohusiana na kukuza/kushushwa cheo;
- Mawasiliano juu ya ugonjwa kutoka kwa UWV na daktari wa kampuni;
- Ripoti zinazohusiana na Sheria ya Uboreshaji wa Mlinda lango;
- Makubaliano ya uanachama wa Baraza la Ujenzi;
- Nakala ya cheti.
Angalau miaka 5 baada ya mwisho wa kazi
Data ya faili fulani ya wafanyikazi inategemea muda wa kuhifadhi wa miaka 5. Kwa hivyo mwajiri analazimika kutunza data hizi kwa muda wa miaka 5 baada ya mfanyakazi kuacha kazi. Hizi ni data zifuatazo:
- Taarifa za ushuru wa mishahara;
- Nakala ya hati ya kitambulisho cha mfanyakazi;
- Data ya ukabila na asili;
- Data inayohusiana na ushuru wa mishahara.
Kwa hivyo data hizi zinapaswa kuhifadhiwa kwa angalau miaka mitano, hata kama zitabadilishwa na taarifa mpya kwenye faili ya wafanyikazi.
Angalau miaka 7 baada ya mwisho wa kazi
Kisha, mwajiri pia ana kile kinachojulikana kama 'wajibu wa kuhifadhi kodi'. Hii inamlazimu mwajiri kutunza kumbukumbu zote za msingi kwa muda wa miaka 7. Kwa hivyo hii inajumuisha data ya msingi, mapambo ya mishahara, rekodi za malipo na makubaliano ya mishahara.
Muda wa kubaki umeisha?
Wakati muda wa juu zaidi wa kuhifadhi data kutoka kwa faili ya wafanyikazi umeisha, mwajiri anaweza asitumie tena data. Data hii inapaswa kuharibiwa.
Wakati kipindi cha chini cha uhifadhi kimeisha, mwajiri inaweza kuharibu data hii. Isipokuwa inatumika wakati muda wa chini zaidi wa kubaki umeisha na mfanyakazi anaomba uharibifu wa data.
Je, una maswali kuhusu muda wa kuhifadhi faili za wafanyakazi au muda wa kuhifadhi kwa data nyingine? Ikiwa ndivyo, tafadhali wasiliana nasi. Yetu mawakili wa ajira atafurahi kukusaidia!