Ufuatiliaji wa barua pepe na mwajiri wako: inaweza kusoma barua pepe yako lini?

Ndiyo, mwajiri wako anaweza kusoma barua pepe yako ya kazi nchini Uholanzi, lakini ndani ya mipaka finyu na si kwa sababu tu kampuni inamiliki kisanduku cha barua. Kusoma maudhui daima kunahitaji uhalali wake: maslahi halali chini ya GDPR, utafutaji ambao ni muhimu na unaolingana, sera iliyoandikwa uliyoijua mapema na, pale ambapo kuna baraza la kazi, idhini yake ya awali kwa mpangilio wa ufuatiliaji.

Barua pepe ya biashara ni mfumo wa kampuni, kwa hivyo mwajiri wako huweka sheria za matumizi yake. Hapa chini tunaelezea wakati kusoma barua pepe yako ni halali, mipaka iko wapi na unachoweza kufanya ikiwa mwajiri wako alizidi.

Je, mwajiri wangu anaweza kusoma barua pepe zangu?

Ndiyo, kwa sababu halisi ya biashara na kwa kadiri tu sababu hiyo inavyofikia. Seti mbili za sheria zinatumika kwa wakati mmoja: Sheria ya ajira ya Uholanzi na GDPR.

Chini ya Kifungu cha 7:660 cha Kanuni za Kiraia za Uholanzi ( Burgerlijk Wetboek , BW) mwajiri wako anaweza kutoa maagizo kuhusu matumizi ya vifaa vya kampuni na kuangalia kama unayafuata. Chini ya Kanuni ya Jumla ya Ulinzi wa Data (GDPR, katika AVG ya Uholanzi ), maudhui ya kisanduku chako cha barua pepe na data yake ya trafiki ni data yako binafsi, kwa hivyo kila ukaguzi unahitaji msingi wa kisheria. Mamlaka ya Ulinzi wa Data ya Uholanzi ( Autoriteit Persoonsgegevens , AP) inasimamia safu hiyo ya pili.

Ufikiaji wa kiufundi si ruhusa. Msimamizi wa mfumo anaweza karibu kila mara kufungua kisanduku cha barua au kurejesha ujumbe uliofutwa, lakini kama mwajiri wako anaweza kuonekana anaamuliwa na GDPR na wajibu wa kutenda kama mwajiri mzuri ( goed werkgeverschap , Kifungu cha 7:611 BW). Kadiri uvamizi unavyozidi kuwa mzito, ndivyo sababu inavyozidi kuwa na nguvu: uchujaji wa barua taka kiotomatiki na programu hasidi ni rahisi kuhalalisha, meneja kusoma miezi kadhaa ya mawasiliano ya mwenzake sivyo.

Mwajiri wako anaweza kukufuatilia kwa msingi gani wa kisheria?

Karibu kila mara kwa maslahi halali chini ya Kifungu cha 6(1)(f) GDPR, si kwa idhini yako. Ridhaa chini ya Kifungu cha 6(1)(a) GDPR mara chache hutolewa kwa uhuru katika uhusiano wa ajira.

Maslahi halali yanahitaji mambo matatu, yatathminiwe na kurekodiwa kabla ya kisanduku cha barua kufunguliwa: maslahi halisi na ya sasa, usindikaji unaohitajika ili kuyahudumia, na usawa na haki zako unaojitokeza kwa niaba ya mwajiri. Maslahi yanayosimama ni dhahiri: tukio la usalama, uvujaji unaoshukiwa wa siri za biashara, ulaghai unaoshukiwa au wajibu wa kuchunguza unaowekwa na mdhibiti. Tamaa ya jumla ya kuona jinsi watu wanavyofanya kazi kwa bidii haihitajiki.

Kanuni za Kifungu cha 5 cha GDPR zinatumika kikamilifu. Nyenzo zinazopatikana wakati wa kuchunguza uvujaji wa data haziwezi kutumika tena kama faili ya utendaji, utafutaji lazima uwe mdogo kwa kile kinachohitajika, na usafirishaji wa kisanduku cha barua lazima ufutwe mara tu uchunguzi na utaratibu wowote utakapofungwa. Kwa ufuatiliaji wa kimfumo na wa kina, tathmini ya athari ya ulinzi wa data (DPIA) inahitajika chini ya Kifungu cha 35 cha GDPR. Kifungu katika mkataba wako kinachokubali ufuatiliaji kinaonyesha uliarifiwa, lakini hakichukui nafasi ya jaribio la kusawazisha au idhini ya baraza la kazi. Muhtasari wetu wa ulinzi wa barua pepe na data chini ya GDPR unaelezea jinsi majukumu haya yanavyolingana.

Ulazima na uwiano huzuiaje utafutaji?

Umuhimu unauliza kama lengo linaweza kufikiwa bila kusoma kisanduku cha barua hata kidogo. Uwiano unauliza kama uvamizi unalingana na tatizo.

Njia isiyoingilia sana huja kwanza (ushirika). Katika uvujaji wa data unaoshukiwa, hiyo inamaanisha metadata kabla ya maudhui: mtumaji, mpokeaji, muhuri wa muda na viambatisho mara nyingi vinatosha kuthibitisha au kuondoa tuhuma. Ikiwa meneja anahitaji faili moja kutoka kwa kisanduku cha barua cha mwenzake aliye likizo ya ugonjwa, mwenzake anaweza kuisambaza au msimamizi anaweza kufanya utafutaji mdogo; kisanduku cha barua wakati wa likizo ya ugonjwa kuna uwezekano wa kuwa na data ya matibabu, kategoria maalum chini ya Kifungu cha 9 cha GDPR.

Utafutaji wa kiasi fulani una kikomo katika watu, maneno na muda wa utafutaji: timu husika, maneno yanayohusiana na nyenzo zilizovuja na kipindi cha wiki kadhaa kuhusu tukio hilo. Unafanywa na mtu asiye na hisa binafsi, kama vile afisa wa faragha au mtaalamu wa nje, na kila kitu kinarekodiwa.

Je, ujumbe wa faragha katika kisanduku cha barua cha biashara unalindwa?

Ndiyo. Kifungu cha 8 cha Mkataba wa Ulaya kuhusu Haki za Binadamu (ECHR) kinalinda maisha ya kibinafsi na mawasiliano mahali pa kazi pia, na mahakama za Uholanzi zinakitumia moja kwa moja.

Katika kesi ya Bărbulescu dhidi ya Romania (5 Septemba 2017) Baraza Kuu la Mahakama ya Ulaya ya Haki za Kibinadamu liliweka mambo ya kuzingatia: kama mfanyakazi aliambiwa mapema, ufuatiliaji ulikwenda mbali kiasi gani, kama kulikuwa na sababu halali, kama njia isiyoingilia kati ilipatikana, matokeo kwa mfanyakazi na ulinzi unaotolewa. Mwajiri wako anapokutana na ujumbe ambao ni wa faragha, au unaofichua afya, dini, uanachama wa chama cha wafanyakazi au maoni ya kisiasa, lazima aache kuusoma na kuuacha nje ya faili.

Weka mawasiliano ya kibinafsi nje ya akaunti yako ya kazi, na uhamishe chochote cha kibinafsi kinachoingia kwenye folda iliyo na jina wazi. Programu za kutuma ujumbe kwenye kifaa chako mwenyewe hubadilisha salio zaidi; tazama makala yetu kuhusu kama mwajiri wako anaweza kusoma ujumbe wako wa WhatsApp.

Kwa nini baraza la kazi linapaswa kukubaliana kwanza?

Kwa sababu sheria ya Uholanzi inaipa baraza la kazi ( ondernemingsraad ) haki ya ridhaa juu ya mipango ya ufuatiliaji. Kuanzisha, kubadilisha au kuondoa mpangilio wa ufuatiliaji wa barua pepe au mtandao kunahitaji ridhaa yake ya awali.

Kifungu cha 27(1)(k) cha Sheria ya Mabaraza ya Kazi ( Wet op de ondernemingsraden , WOR) kinashughulikia usindikaji na ulinzi wa data binafsi ya wafanyakazi, na Kifungu cha 27(1)(l) kinashughulikia vifaa vinavyofaa kwa ajili ya kuangalia mahudhurio, mwenendo au utendaji. Kurekodi barua pepe, kuchuja intaneti, ufuatiliaji wa kamera na programu ya uzalishaji huanguka chini ya moja au zote mbili. Bila idhini, baraza la kazi linaweza kuomba ubatili wa uamuzi huo kwa maandishi ndani ya mwezi mmoja (Kifungu cha 27(5) WOR), na kuiomba mahakama ya wilaya ndogo ( kantonrechter ) kuagiza kufuata sheria.

Kinachohitaji idhini ni mpangilio, si kila uchunguzi wa mtu binafsi ndani yake. Baraza la kazi ni la lazima ambapo angalau watu 50 hufanya kazi (Kifungu cha 2 WOR); katika mashirika madogo mahitaji ya GDPR bado yanatumika kikamilifu.

Sera halali ya ufuatiliaji inapaswa kuwa na nini?

Maelezo yaliyo wazi na yaliyoandikwa kuhusu kinachofuatiliwa, kwa nini na jinsi gani, unayopewa kabla ya ufuatiliaji wowote kuanza. Kifungu cha jumla kwamba "mwajiri anaweza kufuatilia mawasiliano" hakitoshi.

• madhumuni ya ufuatiliaji, yameelezwa kwa uwazi;
• kinachoshughulikiwa na kwa njia gani, ikiwa ni pamoja na kama maudhui yanaweza kusomwa au data ya trafiki pekee;
• nani anaweza kuidhinisha ukaguzi, nani anayeufanya, na jinsi kanuni ya macho manne inavyotumika;
• muda ambao data ya ufuatiliaji na matokeo ya uchunguzi huhifadhiwa;
• kama matumizi binafsi ya mifumo ya kampuni yanaruhusiwa, na ndani ya mipaka gani;
• haki za wafanyakazi, ikiwa ni pamoja na upatikanaji wa data zao na haki ya kulalamika kwa AP.

Mwajiri aliyeahidi utafutaji wa maneno muhimu na kisha kusafirisha nje kisanduku kamili cha barua anakiuka sheria zake zilizochapishwa. Ujumbe wetu kuhusu kuelewa wajibu wa mwajiri na mfanyakazi na ufahamu wetu mpana kuhusu wajibu wa kisheria wa waajiri wa Uholanzi unaelezea jinsi hati hizi zinavyoingiliana na uhusiano wa ajira.

Mwajiri wako anaweza kufikia hatua gani anaposhuku utovu wa nidhamu?

Kwa kadiri tuhuma zilizoandikwa zinavyofikia. Uamuzi ulioandikwa mwanzoni hurekodi tuhuma, ukweli ulio nyuma yake, kusudi na kwa nini njia nyepesi hazitoshi; kupanua utafutaji kwa sababu raundi ya kwanza haikupata chochote ni safari ya uvuvi.

Ufuatiliaji wa siri unajitetea tu pale ambapo kukufahamisha kutakwamisha uchunguzi, kwa mfano kwa sababu ushahidi utaharibiwa, na lazima uwe wa muda, mwembamba na kufichuliwa baadaye. Una haki ya kusikilizwa kuhusu matokeo kabla ya hitimisho kutolewa.

Ushahidi wa barua pepe unaopatikana kinyume cha sheria kwa kawaida bado unakubaliwa katika kesi za madai za Uholanzi, kwa sababu nia ya kuthibitisha ukweli kwa ujumla hushinda. Lakini ukiukaji huo si wa gharama kubwa: unaunga mkono dai la fidia, malalamiko kwa AP, na dai la fidia ya haki ( billijke vergoeding ) katika kesi ya kufukuzwa kazi. Kwa muhtasari wa kufukuzwa kazi ( ontslag op staande voet ) mwajiri lazima aonyeshe sababu ya dharura chini ya Kifungu cha 7:678 BW na achukue hatua bila kuchelewa, jambo ambalo uchunguzi unaoendelea kwa miezi kadhaa unadhoofisha. Mwongozo wetu wa jinsi ya kushughulikia kufukuzwa kazi kwa mfanyakazi kisheria unaelezea mfuatano huo.

Je, hiyo inatumika pia kwa kumbukumbu, gumzo, kazi ya mbali na wafanyakazi wa zamani?

Ndiyo. Kumbukumbu za intaneti, rekodi za VPN, majukwaa ya gumzo kama vile Teams au Slack, pasi za ufikiaji, usimamizi wa vifaa vya mkononi na dashibodi za uzalishaji zote zinahitaji kusudi maalum, umuhimu, uwiano, uwazi na, inapohitajika, idhini ya baraza la kazi.

Zana zinazoendelea kama vile kuweka kumbukumbu za vitufe, picha za skrini za muda na sharti la kamera ya wavuti kwa siku nzima ya kazi ni vigumu sana kuhalalisha; mahakama ya Uholanzi imeamua kwamba kumtaka mfanyakazi kuweka kamera siku nzima ilikuwa ni kuingilia maisha ya kibinafsi bila kukubalika. Kufanya kazi kutoka nyumbani kunaongeza kizingiti, kwa sababu nyumba ndiyo msingi wa nyanja ya kibinafsi chini ya Kifungu cha 8 cha ECHR.

Baada ya kuondoka, mwajiri wako huenda asiendelee kusoma kisanduku chako cha barua. Akaunti inapaswa kufungwa mara moja, huku jibu la kiotomatiki likimtaja mwenzako, utumaji wowote uliowekwa kwa muda uliotangazwa, na jumbe za kibinafsi unazoweka alama unazokabidhiwa au kufuta. Unahifadhi haki yako ya kufikia na unaweza kuomba data ifutwe tena (Kifungu cha 17 cha GDPR).

Unapaswa kuangalia nini kama mfanyakazi?

Ukifikiri mwajiri wako alisoma barua pepe yako kinyume cha sheria, anza na ombi la maandishi la ufikiaji na uweke rekodi ya ukweli. Chukua hatua haraka ikiwa kufukuzwa kazi kunahusika.

• Kama sera ya ufuatiliaji iliyoandikwa ilikuwepo na ulipewa kabla ya ufuatiliaji.
• Ikiwa baraza la kazi lilikubali mpango huo.
• Ni data gani ambayo mwajiri wako aliishughulikia, kupitia ombi la ufikiaji chini ya Kifungu cha 15 GDPR, ambacho lazima kijibiwe ndani ya mwezi mmoja.
• Ikiwa ujumbe wa faragha au data ya matibabu ilisomwa.
• Kama ulisikilizwa kabla ya hitimisho kutolewa.
• Tarehe za mwisho ikiwa kufukuzwa kazi kutafuata, kama vile miezi miwili ya kupinga kufukuzwa kazi kwa muda mfupi.

Unapaswa kuangalia nini kama mwajiri?

Andika hoja zako kabla ya kufungua sanduku la barua. Mwajiri ambaye hawezi kujenga upya uchunguzi wake yuko katika hali dhaifu mbele ya AP au mahakamani.

• Jaribio halali la riba na usawazishaji lililorekodiwa chini ya Kifungu cha 6(1)(f) GDPR.
• Sera ya ufuatiliaji iliyoandikwa na iliyowasilishwa, na inapohitajika, DPIA.
• Idhini ya baraza la kazi za awali chini ya Kifungu cha 27(1)(k) na (l) WOR.
• Utafutaji mdogo katika watu, masharti na wakati, unaoendeshwa na mtu huru na uliosajiliwa.
• Utaratibu wa ujumbe wa faragha na kategoria maalum za data zinazopatikana wakati wa utafutaji.
• Kuhifadhi na kufuta data ya uchunguzi mara tu jambo hilo litakapofungwa.

Tunaweza kukufanyia nini kuhusu ufuatiliaji wa barua pepe kazini?

Wanasheria wetu wa ajira wanawashauri wafanyakazi na waajiri kuhusu ufuatiliaji, faragha na migogoro ya kufukuzwa kazi inayofuata.

• Tunaandika ombi lako la ufikiaji chini ya Kifungu cha 15 cha GDPR na kutathmini jibu la mwajiri.
• Tunatathmini kama uchunguzi uliofanywa nyuma ya onyo, kusimamishwa kazi au kufukuzwa kazi ulikuwa halali.
• Tunadai fidia au fidia ya haki, au tunatetea dhidi ya dai kama hilo, mbele ya mahakama ya wilaya ndogo.
• Tunaandika malalamiko kwa Autoriteit Persoonsgegevens.
• Kwa waajiri, tunaandika sera ya ufuatiliaji na ombi la idhini ya baraza la kazi.
• Tunaweka itifaki ya uchunguzi: wigo, maneno ya utafutaji, mpelelezi huru na kumbukumbu.

Muhtasari

• Mwajiri wako anaweza kusoma barua pepe yako ya kazini kwa ajili ya maslahi halisi na yaliyorekodiwa ya biashara, na kwa kadiri maslahi hayo yanavyofikia (Kifungu cha 6(1)(f) GDPR).
• Utafutaji lazima uwe muhimu na sawia: metadata kabla ya maudhui, mdogo kwa watu, maneno na muda wa utafutaji, uliofanywa kwa kujitegemea na kurekodiwa.
• Lazima ujue sera ya ufuatiliaji mapema, na pale ambapo kuna baraza la kazi, lazima liwe limekubali mpangilio huo (Kifungu cha 27 WOR).
• Ni wazi kwamba ujumbe wa faragha na kategoria maalum za data hazipo kwenye faili, pia wakati wa utafutaji halali.
• Ukishuku ufuatiliaji umezidi, anza na ombi la ufikiaji chini ya Kifungu cha 15 cha GDPR na uchukue hatua haraka ikiwa kufukuzwa kazi kunahusika.

Maswali yanayoulizwa mara kwa mara