Mwajiri anasoma jumbe zako za WhatsApp: sheria ya Uholanzi inaruhusu nini

Mwajiri wako haruhusiwi kusoma jumbe zako za WhatsApp tu, kwenye simu ya kibinafsi au kwenye simu ya kampuni. Kuzisoma ni halali tu kama ubaguzi: pale ambapo kuna tuhuma thabiti, nzito, njia isiyo na uvamizi ya kuzichunguza, na sera iliyowaambia wafanyakazi mapema kile kinachoweza kuchunguzwa; mpangilio wa ufuatiliaji wa kimuundo pia unahitaji idhini ya baraza la kazi chini ya Kifungu cha 27(1)(l) cha Sheria ya Mabaraza ya Kazi (Wet op de ondernemingsraden, WOR).

Ujumbe ni data ya kibinafsi, kwa hivyo GDPR inatumika kikamilifu. Hapa chini tunaelezea mfumo wa kisheria, tofauti kati ya ujumbe wa kibinafsi na wa kibiashara, jukumu la baraza la kazi na unachoweza kufanya ikiwa mstari umevukwa.

Ni sheria gani zinazolinda ujumbe wako kazini?

Sheria tatu hutumika kwa wakati mmoja: haki ya maisha ya faragha, sheria ya ulinzi wa data na sheria ya ajira. Kila moja inaweka kikomo cha kile mwajiri anaweza kufanya na jumbe zako.

Kifungu cha 8 cha Mkataba wa Ulaya wa Haki za Binadamu (ECHR) kinalinda maisha ya kibinafsi na mawasiliano, pia kazini, na Kifungu cha 10 cha Katiba ya Uholanzi (Grondwet) kinafanya vivyo hivyo. Mahakama ya Ulaya ya Haki za Binadamu inawataka waajiri kuwafahamisha wafanyakazi mapema kuhusu aina na kiwango cha ufuatiliaji, na mahakama lazima zipime sababu za mwajiri dhidi ya uingiliaji kati na upatikanaji wa njia zisizoingilia kati sana.

Maudhui ya ujumbe, mtumaji na mpokeaji, na muda uliotumwa yote ni data ya kibinafsi. Kusoma ujumbe huu kunashughulikiwa chini ya GDPR, pamoja na kanuni zake za ukomo wa madhumuni, kupunguza data na ukomo wa uhifadhi. Muhtasari wetu wa ulinzi wa data kwa ujumla unaelezea kanuni hizo, na Mamlaka ya Ulinzi wa Data ya Uholanzi (Autoriteit Persoonsgegevens, AP) inazisimamia.

Katika sheria ya ajira, haki ya mwajiri kutoa maelekezo inashughulikia jinsi kazi inavyofanyika, si maisha yako binafsi. Mwajiri anayeingia zaidi katika akaunti au kifaa bila ruhusa anaweza kuingia katika akaunti bila ruhusa ya kompyuta (computervredebreuk) chini ya Kifungu cha 138ab cha Kanuni ya Jinai ya Uholanzi (Sr), kinachoadhibiwa kwa kifungo cha hadi miaka miwili jela.

Mwajiri anaweza kusoma jumbe kwa msingi gani wa kisheria?

Kila shughuli ya usindikaji inahitaji msingi halali chini ya Kifungu cha 6 cha GDPR. Katika uhusiano wa ajira, msingi huo karibu haukubaliwi kamwe, kwa hivyo mwajiri lazima ategemee maslahi halali.

Idhini lazima itolewe bila malipo, na kwa sababu unategemea mwajiri wako, kukataa mara chache huwa hakuna madhara. Kwa hivyo, AP na mamlaka ya ulinzi wa data ya Ulaya huchukulia idhini kama batili kwa karibu ufuatiliaji wote wa mahali pa kazi; kifungu katika mkataba wako au sera ya TEHAMA hakibadilishi hilo.

Maslahi halali yanaweza kuwa kulinda mali ya kampuni na taarifa za siri, kuchunguza tuhuma dhahiri za ulaghai, kufuata wajibu wa kisheria au kulinda mtandao. Udadisi, kutoaminiana kwa ujumla, kuangalia tija au kutaka kujua wafanyakazi wanasema nini kuhusu usimamizi sivyo. Mwajiri lazima arekodi tathmini yake kabla ya ufuatiliaji kuanza. AP inaweka masharti yanayotumika kwa ufuatiliaji wa wafanyakazi.

Umuhimu, uwiano na uungwaji mkono

Hata kwa maslahi halali, kusoma ujumbe lazima kuwe muhimu, kwa uwiano na chaguo lisiloingilia kati. Ikiwa kuwahoji watu wanaohusika, kuangalia kumbukumbu za mfumo au kuchunguza miamala kungejibu swali, kusoma ujumbe ni kinyume cha sheria, hata hivyo kunatia hatiani matokeo.

Tuhuma inayoaminika kwamba mfanyakazi anauza hifadhidata ya wateja inahalalisha zaidi ya swali kuhusu madai ya gharama. Kiuhalisia mwajiri lazima apunguze utafutaji kabla: tarehe chache, washiriki waliotajwa, maneno ya utafutaji yaliyofafanuliwa na sheria kwamba ni wazi maudhui ya kibinafsi hayasomwi. Pale ambapo ufuatiliaji ni wa kimfumo na wa kiwango kikubwa, tathmini ya athari ya ulinzi wa data (DPIA) inahitajika chini ya Kifungu cha 35 GDPR kabla ya kuanza.

Uwazi: sera ndiyo inayopewa kipaumbele

Ufuatiliaji ambao haujawahi kutangazwa karibu kila mara ni kinyume cha sheria. Mwajiri anahitaji sera iliyoandikwa na inayoweza kufikiwa ambayo inasema kama matumizi ya kibinafsi ya vifaa vya kampuni yanaruhusiwa, ni nini kimerekodiwa na kwa muda gani, wakati maudhui yanaweza kukaguliwa, ni nani anayeamua na ni nani anayefanya ukaguzi.

Sera ambayo inahifadhi haki ya "kufuatilia kila kitu wakati wowote" haiwezekani kusimama. Inaashiria mahakama kwamba mwajiri hajawahi kuzingatia uwiano.

Je, baraza la kazi linapaswa kukubaliana?

Ndiyo, kwa mpangilio wa ufuatiliaji wenyewe. Chini ya Kifungu cha 27(1)(k) na (l) WOR, mwajiri anahitaji idhini ya baraza la kazi (ondernemingsraad) kwa mpangilio wowote kuhusu usindikaji wa data binafsi ya wafanyakazi na kwa mfumo wowote unaokusudiwa, au unaofaa, kufuatilia mahudhurio, tabia au utendaji.

Baraza la kazi ni la lazima katika shirika ambalo kwa kawaida huajiri angalau watu 50 (Kifungu cha 2 cha WOR). Ikiwa baraza litakataa idhini, mwajiri anaweza kuomba ruhusa kwa mahakama ya wilaya ndogo (kantonrechter), ambayo hutolewa tu ikiwa kukataa huko si kwa busara au uamuzi unahitajika kwa sababu za kibiashara zenye kulazimisha (Kifungu cha 27(4) cha WOR).

Kuruka hatua hii kuna madhara makubwa. Chini ya Kifungu cha 27(5) WOR uamuzi uliofanywa bila ridhaa ni batili ikiwa baraza la kazi litaitaja ubatili huo kwa maandishi ndani ya mwezi mmoja baada ya kuarifiwa kuhusu uamuzi huo au kugundua kuwa unatumika.

Je, ni muhimu ni simu ya nani?

Kidogo kuliko waajiri wanavyofikiria. Kinachojalisha ni aina ya mawasiliano na kile unachoweza kutarajia kwa busara, ingawa umiliki huathiri kile ambacho mwajiri anaweza kufikia.

Simu ya kibinafsi

Kwenye simu yako ya kibinafsi, mwajiri hana haki ya kufikia. Haiwezi kukuhitaji kukabidhi au kufungua simu au kusakinisha programu bila makubaliano yako, na kukataa ni kutekeleza haki, si kuzuia uchunguzi. Ufikiaji wa nyenzo kwenye kifaa cha kibinafsi unawezekana tu kupitia mamlaka ya uchunguzi wa jinai au amri ya mahakama.

Simu ya kampuni

Ikiwa matumizi ya faragha yanaruhusiwa, waziwazi au kwa vitendo, unaweka matarajio yanayofaa ya faragha katika mazungumzo ya faragha kwenye simu hiyo. Ujumbe wa WhatsApp umesimbwa kwa njia fiche kuanzia mwanzo hadi mwisho, kwa hivyo mwajiri hawezi kuusoma kwenye mtandao wa kampuni au wi-fi, lakini kwenye simu inayosimamiwa idara ya TEHAMA inaweza kuona programu zilizosakinishwa, nakala rudufu au, ikiwa na simu mkononi, historia ya gumzo. Kisheria, mwajiri anaweza tu kuangalia anachohitaji kwa madhumuni yaliyobainishwa na halali.

Lete kifaa chako mwenyewe na WhatsApp Web

Ukitumia simu yako mwenyewe kazini, ufikiaji wa mwajiri unapaswa kupunguzwa kwa mazingira tofauti ya kazi yanayosimamiwa, kama vile akaunti ya barua pepe ya kampuni na programu za kazini. Kabla ya kusakinisha programu ya usimamizi wa vifaa vya mkononi, uliza kwa maandishi kile kinachoweza kuonekana, kama kufuta kwa mbali kunaathiri data ya kibinafsi na kinachotokea unapoondoka. Kwenye kompyuta ya kazini, WhatsApp Web inaweza kuonekana kupitia ufuatiliaji wa skrini au zana zingine za TEHAMA.

Je, mazungumzo ya biashara yanatendewa tofauti?

Ndiyo. Ujumbe katika kundi la WhatsApp la kampuni kuhusu mteja, au katika zana ya gumzo mahali pa kazi, ni mawasiliano ya kibiashara kuhusu mifumo ambayo mwajiri anadhibiti, na katika baadhi ya sekta lazima uhifadhiwe kwa sababu za kisheria.

Kanuni zile zile za GDPR bado zinatumika: kusudi lililofafanuliwa, hakuna data zaidi ya inavyohitajika, uwazi kuhusu kile kilichoandikwa na sheria ya masuala ya kibinafsi yanayoonekana katika njia za kazi. Wenzako wanaojadili zawadi ya siku ya kuzaliwa katika kikundi cha kazi hawajaacha maisha yao ya faragha, lakini kuweka mazungumzo ya faragha nje ya njia za kazi kunaimarisha msimamo wako.

Mwajiri anaweza kuangalia ujumbe lini?

Ni baada tu ya tuhuma dhahiri za utovu mkubwa wa nidhamu, uchunguzi unaoanza na hatua isiyoingilia kati sana, na utafutaji finyu na ulioandikwa. Ufuatiliaji wa siri, bila kukuambia mapema, unawezekana tu katika visa vya kipekee, kwa muda mfupi, na lazima ujulishwe baadaye.

Mfano wa kuonyesha: mwajiri anashuku kuwa mfanyakazi anamkabidhi mshindani faili za mteja. Uchunguzi halali kwanza huchunguza faili zipi zilipakuliwa, lini na kutoka kwa akaunti gani. Ni ikiwa tu hilo halijibu swali ndipo mwajiri anaweza kufafanua kipindi na njia maalum kwenye vifaa vyake, kuwa na kikundi kidogo kufanya utafutaji na kurekodi hoja zake, kisha kumsikiliza mfanyakazi. Kusakinisha programu ya ufuatiliaji kwenye simu za idara nzima na kusoma miezi kadhaa ya mazungumzo hushindwa kila mtihani, hata kama itapata ushahidi.

Mfanyakazi mwenzake anapokabidhi ujumbe

Kwa kawaida mwajiri hapati kabisa: mfanyakazi mwenzake hutuma picha ya skrini. Mwajiri kisha amepokea taarifa badala ya kuzifikia, lakini kuanzia wakati huo anachakata data binafsi na lazima bado awe na maslahi halali na kupunguza matumizi yake kwa kile ambacho maslahi hayo yanahitaji.

Mpokeaji kwa ujumla yuko huru kutuma ujumbe, kwa hivyo hoja kwamba mwajiri aliupata kinyume cha sheria mara chache hufanikiwa. Unachoweza kubisha ni muktadha: ujumbe nne kutoka kwa mawasiliano marefu hutoa picha isiyo kamili. Mwajiri anayefanya kazi kwenye picha ya skrini bila kuomba mazungumzo kamili na kukusikia hajachunguza ipasavyo.

Hali ambazo mara nyingi huenda vibaya

• Kutokuwepo kwa ugonjwa: kuangalia jumbe au mitandao ya kijamii ili kupima kama unaumwa kweli kunamaanisha kuchakata data ya afya, jambo ambalo mwajiri anaweza asifanye; maswali kuhusu ugonjwa ni ya daktari wa kampuni.
• Shughuli za pembeni zinazoshukiwa: kusoma jumbe karibu kamwe si njia rahisi ya kujua kile mtu anafanya kwa wakati wake.
• Mgogoro ulioongezeka au upangaji upya: kutafuta mawasiliano ya risasi kutaonekana na mahakama kama kujenga faili, si kuchunguza tukio.

Je, ujumbe uliopatikana kinyume cha sheria unaweza kutumika dhidi yako?

Mara nyingi, ndiyo. Katika kesi za madai za Uholanzi, ikiwa ni pamoja na kesi za ajira, ushahidi unaopatikana kwa kukiuka sheria za faragha hutengwa tu katika hali za kipekee, kwa sababu nia ya kuthibitisha ukweli kwa kawaida hushinda.

Ukiukaji huo bado ni muhimu. Unaweza kuunga mkono dai tofauti la fidia, unaathiri jinsi mahakama inavyomtazama mwajiri, na katika kesi ya kufukuzwa kazi inaweza kuhesabiwa kuwa ni mwenendo mbaya sana (ernstig verwijtbaar handelen) na mwajiri, ambao unaweza kusababisha fidia ya haki (billijke vergoeding). Makala yetu kuhusu muhtasari wa kufukuzwa kazi kulingana na ujumbe wa WhatsApp inaelezea jinsi hii inavyoendelea.

Unaweza kufanya nini ikiwa mwajiri wako amesoma jumbe zako?

Usifute chochote, na kwanza ujue hasa kilichotokea. Kufuta jumbe mara tu mgogoro unapotokea kunaonekana kama kuficha na kunaweza kushikiliwa dhidi yako.

Muulize mwajiri wako kwa maandishi kuhusu msingi gani ujumbe huo ulifikiwa, ni nini kilifikiwa, na nani, lini na kwa madhumuni gani. Wasilisha ombi la ufikiaji chini ya Kifungu cha 15 GDPR; mwajiri lazima ajibu ndani ya mwezi mmoja, unaoweza kuongezwa kwa miezi miwili kwa maombi tata (Kifungu cha 12(3) GDPR).

Kisha chagua njia yako. Malalamiko ya ndani kwa mwajiri au afisa wa ulinzi wa data ni ya haraka zaidi. Baraza la kazi ndilo chombo sahihi ikiwa tatizo liko katika mpangilio wa ufuatiliaji wenyewe. Malalamiko kwa AP ni bure, lakini AP huamua yenyewe kama ichunguze na haitoi fidia. Kwa fidia au amri ya kusimamisha, unaenda kwa mahakama ya kiraia; Kifungu cha 82 GDPR kinatoa haki ya fidia, lakini mahakama za Uholanzi hutoa kiasi kidogo kwa uharibifu usio wa maana na zinakuhitaji uthibitishe hasara yako. Muhtasari wetu wa haki za wafanyakazi nchini Uholanzi unaelezea msimamo mpana zaidi.

Unapaswa kuangalia nini kama mfanyakazi?

• Soma sera ya TEHAMA na ufuatiliaji sasa, kabla ya tatizo kutokea.
• Weka mazungumzo ya faragha kwenye simu yako mwenyewe, vifaa na mitandao ya kampuni.
• Angalia kama gumzo za kazini zinarudi kwenye wingu lako la kibinafsi au programu za kazini zinasawazishwa zaidi ya ilivyokusudiwa.
• Ukiulizwa kufungua simu, uliza kwa msingi gani, nini kitakaguliwa na nani, na uthibitishe jibu kwa maandishi.
• Kabla ya kusakinisha programu ya usimamizi kwenye simu yako mwenyewe, uliza inaweza kuona nini na nini kitatokea unapoondoka.
• Ikiwa ujumbe wako ulisomwa, tuma ombi la ufikiaji chini ya Kifungu cha 15 cha GDPR na uhifadhi mawasiliano yote.

Unapaswa kuangalia nini kama mwajiri?

• Kuwa na sera iliyoandikwa inayoeleza kinachofuatiliwa, kwa nini, na nani na kwa muda gani data huhifadhiwa.
• Pata na urekodi idhini ya baraza la kazi chini ya Kifungu cha 27(1)(k) na (l) WOR kabla ya kuanzisha ufuatiliaji.
• Fanya DPIA chini ya Kifungu cha 35 cha GDPR ambapo ufuatiliaji ni wa kimfumo au wa kiwango kikubwa.
• Wakati tukio linapotokea, toa vyanzo vya ujumbe kwanza na ueleze wigo wa utafutaji wowote wa ujumbe kwa maandishi.
• Msikilize mfanyakazi kabla ya kufanya hitimisho, na ufute nyenzo hiyo mara tu lengo lake litakapotimizwa.
• Usichukulie umiliki wa kifaa kama ruhusa ya kusoma kila kitu kilicho ndani yake. Mwongozo wetu wa Sheria ya faragha ya data ya Uholanzi inashughulikia majukumu yanayozunguka.

Tunaweza kukufanyia nini kuhusu ufuatiliaji wa mahali pa kazi?

Wanasheria wetu wa ajira wanawashauri wafanyakazi na waajiri kuhusu kusoma jumbe kazini:

• Tunatathmini kama ufikiaji wa mwajiri wako kwa jumbe zako ulikuwa halali chini ya GDPR na Kifungu cha 8 cha ECHR.
• Tunaandika ombi lako la ufikiaji chini ya Kifungu cha 15 cha GDPR na kufuatilia tarehe ya mwisho ya mwezi mmoja.
• Tunaandika au kukagua sera ya ufuatiliaji na TEHAMA na kuandaa ombi la ridhaa kwa baraza la kazi.
• Tunaanzisha uchunguzi wa ndani ulio na kumbukumbu na wenye upana unaoheshimu umuhimu na uwiano.
• Pale ambapo ufuatiliaji ulisababisha kufukuzwa kazi, tunashughulikia kesi ya kufukuzwa kazi na dai la faragha pamoja.
• Tunawasilisha malalamiko kwa AP au tunaleta kesi kwa amri ya kusimamisha na fidia.

Muhtasari

• Mwajiri anaweza kusoma jumbe za WhatsApp kwa maslahi halali tu, inapobidi na kwa uwiano, na baada ya kuzitangaza katika sera.
• Idhini kutoka kwa mfanyakazi karibu kamwe si msingi halali wa ufuatiliaji.
• Mipango ya ufuatiliaji inahitaji idhini ya baraza la kazi chini ya Kifungu cha 27(1)(k) na (l) WOR; bila hiyo inaweza kuwa batili.
• Huna haja ya kufungua simu yako ya kibinafsi; kwenye simu ya kampuni, hundi maalum na yenye kikomo pekee ndiyo inaruhusiwa.
• Ujumbe uliopatikana kinyume cha sheria bado unaweza kutumika mahakamani, lakini ukiukaji huo unaweza kusababisha uharibifu au kuhesabiwa dhidi ya mwajiri.

Maswali yanayoulizwa mara kwa mara