Faili ya wafanyakazi na GDPR: mwajiri anaweza kuweka nini?

Kama mwajiri, unaweza kuweka kwenye faili ya wafanyakazi data unayohitaji tu kwa ajili ya uhusiano wa ajira na kwa majukumu yako ya kisheria. Taarifa za afya ndizo jambo kuu la kuzingatia: unaweza kurekodi kwamba mfanyakazi hayupo na kile anachoweza kufanya bado, lakini si utambuzi au aina ya ugonjwa. Sheria hizo mbili, pamoja na vipindi maalum vya kuhifadhiwa, huamua ni nini kinachoingia kwenye faili, ni nini kinachobaki nje na ni muda gani kinaweza kukaa.

Ni nini unaweza kuweka kwenye faili ya wafanyakazi?

Unaweza kuweka data ambayo ni muhimu kutekeleza mkataba wa ajira na kutimiza majukumu yako ya kisheria. GDPR (kwa Kiholanzi: AVG) inahitaji kwamba data binafsi isihifadhiwe kwa muda mrefu, au kwa kiasi kikubwa, kuliko kusudi hilo linavyohitaji.

Kwa vitendo, hiyo inashughulikia:

• maelezo ya jina na anwani na tarehe ya kuzaliwa;
• nambari ya huduma ya raia (burgerservicenummer, BSN);
• nakala ya hati ya utambulisho uliyoithibitisha mwanzoni mwa ajira;
• mkataba wa ajira na marekebisho yoyote;
• data ya mishahara na mishahara;
• tathmini na mawasiliano kuhusu utendaji;
• rekodi za mafunzo na tarehe za kutokuwepo;
• rekodi za maonyo au hatua za kinidhamu.

Nambari ya huduma ya raia na nakala ya hati ya utambulisho viko kwenye faili kwa sababu sheria ya kodi na usalama wa jamii inavihitaji. Wajibu huo huo wa kisheria ndio unaofanya kuviweka halali. Huruhusiwi kuomba nakala ya hati ya utambulisho kwa madhumuni mengine yoyote.

Ni data gani ambayo huwezi kuhifadhi?

Huruhusiwi kurekodi asili au chanzo cha ugonjwa, utambuzi, matibabu au dawa. Hii inatumika hata mfanyakazi anapokuambia kuhusu hilo kwa hiari, na hata kwa idhini ya mfanyakazi.

Mamlaka ya Ulinzi wa Data ya Uholanzi (Autoriteit Persoonsgegevens, AP) inaorodhesha katika sheria zake za sera kuhusu wafanyakazi wagonjwa kile unachoweza kurekodi mfanyakazi anaporipoti kuwa mgonjwa. Hiyo ni, kwa kifupi: nambari ya simu na anwani ambapo mfanyakazi anakaa, muda unaotarajiwa wa kutokuwepo, miadi ya sasa na kazi, ikiwa kifungu cha usalama (vangneteregeling) kinatumika, ikiwa kutokuwepo kunahusishwa na ajali kazini, na ikiwa ajali ya trafiki na mtu wa tatu anayehusika inahusika.

Kutoka kwa daktari wa kampuni (bedrijfsarts) au huduma ya afya kazini, unaweza pia kupokea na kurekodi kazi ambayo mfanyakazi anaweza na hawezi kufanya, muda unaotarajiwa wa kutokuwepo, kiwango cha kutoweza kufanya kazi na marekebisho yoyote yaliyopendekezwa. Faili ya matibabu yenyewe inabaki na daktari wa kampuni. Huna ufikiaji wake.

Data nyingine ambazo hazifai katika faili:

• kategoria maalum za data binafsi chini ya Kifungu cha 9 cha GDPR, kama vile dini, maoni ya kisiasa, uanachama wa vyama vya wafanyakazi, asili ya kikabila na mwelekeo wa kijinsia, isipokuwa kama kuna ubaguzi maalum wa kisheria unaotumika;
• maelezo kuhusu maisha ya kibinafsi ya mfanyakazi ambayo hayana uhusiano wowote na kazi;
• Maoni binafsi yasiyo na muundo yaliyoandikwa na mameneja. Wafanyakazi wanaweza kuyaona haya, na mara nyingi huyasoma tofauti sana katika mzozo kuliko yalivyoandikwa wakati wa kuandikwa.

Unaweza kuhifadhi data ya wafanyakazi kwa muda gani?

GDPR haiweki vipindi maalum: data haiwezi kuhifadhiwa kwa muda mrefu kuliko inavyohitajika (Kifungu cha 5(1)(e) GDPR). AP hutumia vipindi vifuatavyo, vinavyohesabiwa kuanzia mwisho wa ajira.

Data ya waombaji ambao hunaajiri kwa kawaida huharibiwa ndani ya wiki nne baada ya utaratibu wa kutuma maombi. Kwa idhini ya mwombaji, unaweza kuwaweka kwa hadi mwaka mmoja.

Ratiba ya uhifadhi inayoweka vipindi hivi kwa kila kategoria, na ambayo unaitumia, hubadilisha utiifu kutoka kwa nia kuwa ushahidi.

Mfanyakazi ana haki gani?

Wafanyakazi wanaweza kuona faili zao, kusahihishwa kwa data isiyo sahihi na, katika hali zilizobainishwa, data ikafutwa. Lazima ujibu bila kuchelewa kupita kiasi na angalau ndani ya mwezi mmoja (Kifungu cha 12(3) GDPR).

Maombi ya ufikiaji mara nyingi hufika mwanzoni mwa mgogoro wa ajira. Kisha mfanyakazi huona kila kitu kwenye faili ndani ya kipindi hicho cha mwezi mmoja, ikiwa ni pamoja na maelezo kutoka kwa mameneja.

Unapaswa kuangalia nini kama mwajiri?

Fanya kazi na muundo usiobadilika na uandike chaguo zako katika rejista inayohitajika na Kifungu cha 30 cha GDPR.

• Weka faili moja kwa kila mfanyakazi yenye muundo uliobainishwa, ili iwe wazi kilichomo ndani yake.
• Weka mipaka ya ufikiaji kwa watu wanaouhitaji, na urekodi ni nani aliye na ufikiaji.
• Acha taarifa za ugonjwa kwa daktari wa kampuni na uziondoe kwenye faili ya wafanyakazi.
• Tumia vipindi vya uhifadhi kwa tarehe maalum kila mwaka, badala ya kila kesi.
• Andika haya yote katika rekodi yako ya shughuli za usindikaji (Kifungu cha 30 cha GDPR). Msamaha kwa mashirika yenye wafanyakazi chini ya 250 mara chache husaidia hapa, kwa sababu data ya wafanyakazi hushughulikiwa mara kwa mara. Daftari mara nyingi huwa hati ya kwanza ambayo mamlaka ya usimamizi huomba.

Unapaswa kuangalia nini kama mfanyakazi?

• Je, umeomba idhini ya kufikia faili yako (Kifungu cha 15 cha GDPR), na je, uliipokea ndani ya mwezi mmoja?
• Je, faili hiyo ina utambuzi au maelezo mengine ya kimatibabu ambayo ni ya daktari wa kampuni?
• Je, kuna tathmini au maelezo yasiyo sahihi ambayo unaweza kuomba yasahihishwe chini ya Kifungu cha 16 cha GDPR?
• Je, mwajiri wako wa zamani anahifadhi data kwa muda mrefu zaidi ya vipindi vilivyo kwenye jedwali hapo juu?

Tunaweza kukufanyia nini na faili ya wafanyakazi?

Wanasheria wetu wa ajira wanawashauri waajiri na wafanyakazi kuhusu faili za wafanyakazi:

• Tunakagua faili zako za wafanyakazi na rekodi za ugonjwa kulingana na GDPR na sheria za sera za AP.
• Tunaandaa ratiba ya kuhifadhi na maingizo ya rejista yako ya Ibara ya 30.
• Tunatayarisha jibu la ombi la ufikiaji ndani ya tarehe ya mwisho ya mwezi mmoja.
• Tunaomba ufikiaji, marekebisho au kufuta kwa niaba ya mfanyakazi.
• Tunashauri kuhusu matumizi ya faili ya wafanyakazi katika mgogoro wa kufukuzwa kazi au mgogoro mwingine wa ajira.

Muhtasari

• Weka data unayohitaji kwa ajili ya mkataba wa ajira na majukumu yako ya kisheria pekee.
• Usiwahi kurekodi utambuzi au aina ya ugonjwa, hata kwa idhini ya mfanyakazi; mapungufu ya utendaji kazi kutoka kwa daktari wa kampuni yanaweza kurekodiwa.
• Data nyingi za wafanyakazi huenda miaka 2 baada ya ajira kuisha; taarifa ya kodi ya mshahara na hati ya utambulisho hunakiliwa miaka 5 baada ya mwaka wa kalenda wa kuondoka; data fulani ya mishahara baada ya miaka 7.
• Jibu ombi la ufikiaji ndani ya mwezi mmoja.
• Weka vipindi vya uhifadhi kwa kila kategoria katika ratiba na uvitumie kila mwaka.

Maswali yanayoulizwa mara kwa mara