Saini ya kielektroniki: ni lini inaruhusiwa kisheria nchini Uholanzi?

Chini ya Kifungu cha 3:15a cha Kanuni za Kiraia za Uholanzi (BW), sahihi ya kielektroniki ina athari sawa ya kisheria kama ile iliyoandikwa kwa mkono. Kwa sahihi ya kielektroniki iliyohitimu hii inatokana moja kwa moja na sheria; sahihi ya kielektroniki ya hali ya juu au rahisi ina athari hiyo tu ikiwa njia ya kusaini ilikuwa ya kuaminika vya kutosha, kutokana na madhumuni ya sahihi na hali zingine zote.

Kwa hivyo, sheria za Uholanzi na Ulaya haziagizi teknolojia. Zinaweka kiwango cha kutegemewa ambacho lazima kilingane na kile kilicho hatarini. Baadhi ya miamala, kama vile uhamisho wa nyumba au hisa katika kampuni binafsi yenye kikomo (BV), haiwezi kusainiwa kielektroniki hata kidogo kwa sababu zinahitaji hati ya mthibitishaji.

Kwa nini kiwango cha uaminifu kina umuhimu?

Saini dhaifu mara chache hubatilisha mkataba, lakini hudhoofisha ushahidi wako. Chini ya Kifungu cha 6:217 BW mkataba huundwa kwa ofa na kukubalika, na katika hali nyingi hakuna sahihi inayohitajika kabisa.

Saini dhaifu kiasi gani inakugharimu ni nafasi yako mahakamani. Ikiwa upande mwingine unakataa kusaini na rekodi yako pekee ni anwani ya barua pepe na kubofya tu, lazima uthibitishe kwamba mtu huyu alisaini na alikusudia kufungwa. Chini ya Kifungu cha 159(2) cha Kanuni ya Utaratibu wa Kiraia ya Uholanzi (Rv), hati ya kibinafsi iliyosainiwa haithibitishi chochote mradi tu sahihi iliyokataliwa haijafuatiliwa kwa aliyetia sahihi.

Kwa hivyo, juhudi unazoweka katika uthibitishaji zinapaswa kufuata ufichuzi wa hati. Idhini ya ndani, uthibitisho wa agizo la kawaida na mkataba wa miaka kumi na tano hazihitaji kiwango sawa. Ujumbe wetu kuhusu majukumu ya kufuata sheria unaweka hili katika picha pana.

Ni sheria gani za Ulaya na Uholanzi zinazotumika?

Msingi wake ni Kanuni (EU) Nambari 910/2014, Kanuni ya eIDAS, ambayo sheria zake kuhusu sahihi za kielektroniki zimetumika tangu tarehe 1 Julai 2016. Kifungu cha 3:15a BW kinarejelea kanuni hii na kuiunganisha na sheria ya ushahidi ya Uholanzi.

Kanuni ya eIDAS inasema kwamba sahihi haiwezi kukataliwa athari za kisheria au kukubalika kama ushahidi tu kwa sababu ni ya kielektroniki au kwa sababu haijahitimu. Saini ya kielektroniki iliyohitimu ina athari sawa za kisheria kama sahihi iliyoandikwa kwa mkono katika kila nchi mwanachama wa EU.

Kanuni (EU) 2024/1183, iliyoanza kutumika tangu tarehe 20 Mei 2024, ilirekebisha Kanuni ya eIDAS na kuanzisha Pochi ya Utambulisho wa Kidijitali ya Ulaya. Nchi wanachama lazima zitoe pochi hiyo kuanzia karibu mwisho wa 2026, na inatarajiwa kuwa njia ya kawaida ya kuthibitisha utambulisho wako wakati wa kusaini.

Kifungu cha 3:15a BW kinasema nini?

Kifungu cha 3:15a BW hutoa sahihi inayostahili athari sawa na ile iliyoandikwa kwa mkono. Saini ya hali ya juu au rahisi ya kielektroniki ina athari hiyo hiyo tu ikiwa njia iliyotumika ilikuwa ya kuaminika vya kutosha, kutokana na madhumuni ya sahihi na hali zingine zote za kesi.

Kwa hivyo, sahihi rahisi si batili. Haijathibitishwa hadi uithibitishe, na mahakama iamue kama njia hiyo ilikuwa ya kuaminika vya kutosha kwa hati hii. Katika mikataba ya biashara mnaweza kukubaliana mapema ni njia gani ya kusaini ambayo pande zote mbili zinakubali, jambo ambalo hufanya mzozo wa baadaye kuhusu uaminifu usiwe na uwezekano mkubwa.

Njia ya kielektroniki imefungwa lini?

Baadhi ya miamala inahitaji hati ya notari na haiwezi kukamilishwa kwa saini yoyote ya kielektroniki. Uhamisho wa mali isiyohamishika unahitaji hati ya notari chini ya Kifungu cha 3:89 BW, na uhamisho wa hisa katika BV unahitaji hati iliyotekelezwa mbele ya mthibitishaji wa sheria ya kiraia wa Uholanzi chini ya Kifungu cha 2:196 BW.

Makubaliano ya kabla ya ndoa na wosia hufuata njia ile ile ya mthibitishaji; mthibitishaji si hiari hapo. Pale ambapo sheria inahitaji mkataba wa maandishi tu, Kifungu cha 6:227a BW hukubali mkataba wa kielektroniki ikiwa unaweza kushauriwa na pande zote mbili, uhalisia wake umehakikishwa vya kutosha, wakati wa kuhitimisha na utambulisho wa pande zote mbili unaweza kuthibitishwa kwa uhakika wa kutosha.

Kifungu cha 6:227a(2) BW haijumuishi mikataba ambayo sheria inahitaji ushiriki wa mahakama, shirika la umma au mtaalamu mwenye jukumu la umma. Kwa hivyo hatua ya kwanza daima ni kuangalia kama hati yako inahitaji mthibitishaji, inahitaji kuandikwa, au haitaji hata moja.

Je, viwango hivyo vitatu vya saini vina thamani gani?

Kanuni ya eIDAS inatofautisha viwango vitatu, na tofauti ni kuhusu ushahidi. Saini rahisi ya kielektroniki ni data yoyote ya kielektroniki inayotumika kusaini: jina lililoandikwa, kubofya kitufe cha "kubali" au picha iliyochanganuliwa ya sahihi.

Saini ya kielektroniki iliyoboreshwa imeunganishwa kipekee na mtiaji saini, humtambulisha, huundwa kwa data chini ya udhibiti wake pekee, na huunganishwa na hati ili mabadiliko yoyote ya baadaye yaweze kugunduliwa. Saini ya kielektroniki iliyoidhinishwa ni sahihi ya hali ya juu iliyotengenezwa kwa kifaa cha uundaji saini iliyoidhinishwa na kulingana na cheti kilichoidhinishwa kutoka kwa mtoa huduma wa uaminifu kwenye orodha ya wanaoaminika ya EU.

Saini iliyohitimu pekee ndiyo sawa na iliyoandikwa kwa mkono kisheria. Kwa viwango vingine viwili, mahakama hutumia kipimo cha uaminifu cha Kifungu cha 3:15a BW. Tumia sahihi rahisi ambapo mfiduo ni mdogo na uhusiano umetatuliwa; tumia angalau sahihi ya hali ya juu kwa mikataba yenye thamani kubwa au ya muda mrefu na kwa wenzao wasio wa kawaida.

Saini inathibitisha nini katika kesi za Uholanzi?

Hati ya kibinafsi iliyosainiwa (onderhandse akte) inatoa ushahidi wa kushawishi (dwingend bewijs) kati ya pande zinazohusika katika taarifa zilizomo, chini ya Kifungu cha 157(2) Rv. Ikiwa upande mwingine utakataa kabisa sahihi hiyo, Kifungu cha 159(2) Rv huondoa nguvu hiyo ya ushahidi hadi utakapothibitisha sahihi hiyo ilitoka wapi.

Kwa sahihi iliyohitimu, uthibitisho huo ni rahisi kwa sababu cheti na data ya ukaguzi humtambulisha aliyetia sahihi. Kwa sahihi rahisi, kila kitu kinategemea kile jukwaa lako la kusaini lilirekodi wakati huo. Rekodi hiyo haiwezi kujengwa upya baadaye.

Unathibitishaje utambulisho, nia na uadilifu?

Unathibitisha utambulisho wako kwa kile kinachorekodiwa na mchakato kabla ya sahihi kutumika. Kiungo cha barua pepe kinathibitisha tu udhibiti wa sanduku la barua; jambo la pili kwa simu, muamala uliothibitishwa wa benki, ukaguzi wa kitambulisho kwa video au cheti kinachostahili kila kimoja huongeza kiwango na kuacha rekodi.

Pale ambapo watu kadhaa wanashiriki kuingia kwa idara moja, mchakato huo hauthibitishi chochote kuhusu ni mtu gani aliyesaini. Huu ni udhaifu unaojirudia katika faili za ajira na ununuzi, na ndio hasa hoja ambayo mahakama itajaribu chini ya Kifungu cha 159(2) Rv.

Nia inaonyeshwa na kitendo: kufungua hati, kuipitia na kuchagua kusaini toleo lililowasilishwa. Jukwaa linalorekodi hash ya hati, wakati, uthibitishaji uliotumika na mfuatano wa hatua hukupa ushahidi huo. Uadilifu ni upande wa kiufundi: hati iliyofungwa inaonyesha mabadiliko yoyote ya baadaye, kwa hivyo marekebisho baada ya kusaini yanahitaji raundi mpya ya kusaini.

Unapaswa kuendelea na ukaguzi kwa muda gani?

Weka rekodi ya ukaguzi kwa hati iliyosainiwa kwa angalau kipindi cha kuhifadhi kumbukumbu za msingi. Chini ya Kifungu cha 52(4) cha Sheria ya Ushuru wa Serikali Kuu (AWR), biashara lazima zihifadhi rekodi zao zinazohusiana na kodi kwa miaka saba.

Ufuatiliaji wa ukaguzi unapaswa kuonyesha ni nani aliyealikwa, ni nani aliyefungua hati, jinsi walivyoithibitisha, ni lini walisaini na matokeo ya uthibitishaji wa cheti chochote wakati wa kusaini. Vyeti huisha muda wake, kwa hivyo saini inabaki kuthibitishwa baadaye ikiwa tu uthibitishaji ulirekodiwa wakati ulifanywa.

Saini za kielektroniki hupotea wapi?

Kushindwa mara nyingi hufuata mifumo minne. Ya kwanza ni kutolingana kati ya uthibitishaji uliotumika na thamani ya hati, kama vile sahihi ya kubofya kwenye mkataba wenye thamani ya mwaka mmoja wa mauzo.

Ya pili ni kisanduku cha barua kilichoshirikiwa au kuingia, jambo linalofanya iwe vigumu kuunganisha sahihi na mtu. Ya tatu ni mtiaji saini bila mamlaka ya kuifunga kampuni: angalia ni nani anayeweza kuiwakilisha kampuni katika Chama cha Biashara (KVK) sajili ya biashara kabla ya kusaini, si baadaye. Ya nne ni rekodi isiyokamilika, ambapo usajili wa jukwaa huisha na data ya ukaguzi hupotea pamoja nayo.

Kabla ya kusaini mkataba , kubalianeni ni kiwango gani cha sahihi ambacho hati inahitaji na ni nani upande wowote unaweza kuitumia. Pale mtu anaposaini kwa niaba ya mtu mwingine, andika hati ya mamlaka ya wakili kwa uangalifu kama vile saini yenyewe.

Ni hati gani zinahitaji uangalifu maalum?

Baadhi ya vifungu ni halali tu ikiwa vimekubaliwa kwa maandishi. Chini ya Kifungu cha 7:652(2) BW kipindi cha majaribio lazima kikubaliwe kwa maandishi, na chini ya Kifungu cha 7:653 BW kifungu kisicho cha ushindani ni halali tu ikiwa kimekubaliwa kwa maandishi na mfanyakazi mtu mzima.

Mkataba wa ajira unaohitimishwa kupitia lango la HR unakidhi sharti hilo la maandishi tu ikiwa unakidhi Kifungu cha 6:227a BW: mfanyakazi anaweza kuangalia maandishi na wakati wa kusaini unaweza kuthibitishwa. Kwa washirika walio nje ya EU, angalia ikiwa saini itatambuliwa hapo, kwa sababu sheria ya usawa ya Kanuni ya eIDAS inashughulikia EU pekee.

Unawezaje kuanzisha mchakato wa kusaini unaodumu?

Sera inayoweza kutekelezwa ya kusaini inafaa kwenye ukurasa mmoja. Panga hati zako katika ngazi tatu, unganisha kila ngazi na kiwango cha sahihi, jina la nani anaweza kusaini katika kila ngazi, weka kumbukumbu ya njia ya ukaguzi na hati, na uorodheshe miamala ambayo lazima iende kwa mthibitishaji chini ya Vifungu 3:89 na 2:196 BW.

Jaribu sera hiyo dhidi ya mikataba yako ya kawaida na dhidi ya mikataba ambayo wenzako wakubwa wanakuomba utie sahihi. Kundi la pili kwa kawaida hubeba hatari kubwa zaidi, kwa sababu hudhibiti jukwaa lao la utiaji sahihi au rekodi zake.

Unapaswa kuangalia nini kabla ya kutegemea sahihi ya kielektroniki?

Iwe unasaini au unamwomba mtu mwingine asaini, hundi zile zile zinatumika. Zifanye kabla ya duru ya kusaini kuanza.

• Angalia kama hati inahitaji hati ya mthibitishaji (mali isiyohamishika, hisa za BV) au fomu iliyoandikwa tu chini ya Kifungu cha 6:227a BW.
• Chagua kiwango cha sahihi (rahisi, cha juu au kilichohitimu) kinacholingana na thamani na muda wa mkataba.
• Angalia katika KVK sajili ya biashara ambayo kila mtia saini anaweza kuiwakilisha kampuni.
• Hakikisha mfumo unarekodi ukaguzi wa utambulisho, mihuri ya muda na hashi ya hati.
• Saini toleo la mwisho pekee, na hakikisha kila mhusika anapokea nakala ya hati iliyosainiwa.
• Weka kumbukumbu ya njia ya ukaguzi pamoja na mkataba kwa angalau miaka saba.
• Kwa mwenzake nje ya EU, thibitisha kwamba sahihi hiyo itatambuliwa katika nchi hiyo.

Tunaweza kukufanyia nini kwa kutumia sahihi za kielektroniki?

Wanasheria wetu wa TEHAMA na wanasheria wa mikataba hufanya kazi katika kusaini kwa njia ya kielektroniki kwa biashara.

• Tunapitia sera yako ya utiaji saini na kuunganisha kila aina ya mkataba na kiwango sahihi cha utiaji saini.
• Tunaangalia kama mkataba maalum unaweza kusainiwa kielektroniki au unahitaji mthibitishaji.
• Tunapitia vifungu vinavyohitaji maandishi, kama vile vipindi vya majaribio na vifungu visivyo vya ushindani.
• Tunatathmini matokeo ya ukaguzi na ushahidi wakati upande mwingine unakataa kusaini.
• Tunafanya kesi ambapo uhalali wa sahihi ya kielektroniki unapingwa.

Muhtasari

• Chini ya Kifungu cha 3:15a BW, sahihi ya kielektroniki inayostahili ni sawa na iliyoandikwa kwa mkono; sahihi zingine za kielektroniki hufanya hivyo ikiwa mbinu hiyo ilikuwa ya kuaminika vya kutosha.
• Ikiwa upande mwingine utakataa sahihi, Kifungu cha 159(2) Rv kinakutaka uthibitishe ilikotoka.
• Uhamisho wa mali isiyohamishika na uhamisho wa hisa za BV unahitaji hati ya mthibitishaji na hauwezi kusainiwa kielektroniki.
• Mahitaji ya umbo la maandishi yanaweza kutimizwa kielektroniki chini ya masharti ya Kifungu cha 6:227a BW.
• Weka utaratibu wa ukaguzi pamoja na mkataba; rekodi zinazohusiana na kodi lazima zihifadhiwe kwa miaka saba.

Maswali yanayoulizwa mara kwa mara