Makubaliano ya mfumo: unarekodi nini, na nini hurekodi?

Mkataba wa mfumo (raamovereenkomst) huweka masharti ya maagizo ya siku zijazo, kama vile bei, nyakati za uwasilishaji na dhima. Unaweza pia kuwa na majukumu kuhusu ujazo wa ununuzi, usambazaji, upekee au kuingia katika mikataba ya kusimamisha ununuzi. Ikiwa wajibu kama huo upo inategemea maneno, tafsiri na jinsi makubaliano yametekelezwa.

Mkataba wa mfumo ni nini?

Mkataba wa mfumo ni mkataba ambapo pande huweka mfumo wa ushirikiano wao wa baadaye. Sheria ya Uholanzi haina sheria maalum za mikataba ya mfumo; sheria za jumla za sheria ya mkataba ya Uholanzi zinatumika.

Makubaliano hayo yanaundwa kwa ofa na kukubalika (Kifungu cha 6:217 cha Kanuni za Kiraia za Uholanzi). Majukumu lazima yaweze kuamuliwa vya kutosha (Kifungu cha 6:227 cha Kanuni za Kiraia za Uholanzi). Makubaliano ya mfumo ni ya kawaida katika huduma za TEHAMA, ununuzi, usafiri, usafi na upangaji upya wa wafanyakazi.

Unapoandika au kupitia makubaliano ya mfumo, tenga maswali matatu tofauti:

1. Ni majukumu gani yanayotokana na makubaliano ya mfumo yenyewe?
2. Je, mkataba wa kusitisha (nadere overeenkomst) unaundwaje?
3. Ni majukumu gani yanayotumika mara tu mkataba wa kusimamisha mkataba utakapokamilika?

Je, unalazimika kuweka oda?

Hilo linategemea jinsi makubaliano yanavyotafsiriwa. Chini ya sheria ya Uholanzi, maneno si jambo pekee linalochangia: mazingira ambayo makubaliano yalifanywa na jinsi pande zilivyotekeleza pia yanahesabiwa.

Katika ECLI:NL:RBROT:2023:8894 jaji wa awali wa Mahakama ya Wilaya ya Rotterdam alipata wajibu wa ununuzi wa kipekee kutoka kwa makubaliano ya ushirikiano, kulingana na maneno, usuli wa ushirikiano na miaka ishirini ya utendaji. Kiasi cha chini cha kudumu hakikuhitajika kwa hilo. Katika ECLI:NL:RBMNE:2024:4029 , kwa upande mwingine, jaji wa awali wa awali wa Mahakama ya Wilaya ya Midden-Nederland alishikilia kwamba kutokuwepo kwa upekee, majukumu ya ununuzi na usambazaji wa kudumu, bei zisizobadilika na kiasi cha amri zisizobadilika kilielekeza mbali na mkataba wa muda mrefu (duurovereenkomst).

Iwe unataka au la, iandike waziwazi. Vinginevyo mahakama itaamua hoja hiyo kwa tafsiri, kama maamuzi yote mawili yanavyoonyesha.

Mkataba wa kusimamisha kazi unaundwaje?

Unaamua hilo katika makubaliano ya mfumo. Taja kama mkataba wa kusimamisha mkataba unaundwa kwa kuweka oda, kiotomatiki, au baada tu ya kukubaliwa tofauti.

Mkataba wa kusimamisha kazi unabainisha mgawo wa mtu binafsi: wingi, kazi, mipango na bei yoyote ya mradi. Kila kitu ambacho hakijafunikwa hapo kinasimamiwa na makubaliano ya mfumo, kwa hivyo taja hapo ni taarifa gani ambayo agizo lazima liwe nayo.

Ni hati gani inayoweza kutumika iwapo kutatokea mgogoro?

Hilo huamuliwa na kifungu cha mpangilio wa awali katika makubaliano ya mfumo. Bila kifungu kama hicho, matokeo hutegemea tafsiri: maana ambayo pande zinaweza kuhusisha ipasavyo na vifungu katika hali hiyo, na kile ambacho zingeweza kutarajia kutoka kwa kila mmoja.

Zingatia sheria na masharti ya jumla pia. Ikiwa pande zote mbili zinarejelea sheria na masharti tofauti ya jumla, marejeleo ya pili hayana athari isipokuwa pia yanakataa waziwazi seti ya kwanza ya sheria (Kifungu cha 6:225(3) Kanuni ya Kiraia ya Uholanzi). Sheria na masharti ya jumla pia yanatumika tu ikiwa yametangazwa kuwa yanafaa. Kimsingi, upande mwingine lazima pia uwe na fursa nzuri ya kuyasoma (Kifungu cha 6:231, 6:233 na 6:234 Kanuni ya Kiraia ya Uholanzi).

Unawezaje kukomesha makubaliano ya mfumo kwa muda usiojulikana?

Bila kifungu cha kisheria au cha mkataba cha kukomesha mkataba, makubaliano ya mfumo kwa muda usiojulikana kimsingi yanaweza kukomeshwa. Hata hivyo, busara na haki zinaweza kuhitaji sababu ya kulazimisha kukomesha mkataba, kipindi cha notisi au ofa ya fidia.

Mahakama Kuu ya Uholanzi ilithibitisha hatua hii ya kuanzia katika ECLI:NL:HR:2019:446 (Voorst/Liander), kuhusu makubaliano ya 1923 na 1976 bila kifungu cha kukomesha mkataba. Ikiwa makubaliano yana kifungu cha kukomesha mkataba, kimsingi kinaweza kukomesha mkataba kulingana na kifungu hicho. Mahakama Kuu iliamua hivi katika ECLI:NL:HR:2025:763 (DPD/Get Moving). Mahakama haiwezi kubadilisha tu kipindi cha notisi kilichokubaliwa na kingine kirefu zaidi. Kupotoka kunawezekana tu ikiwa kutumia kifungu hicho hakukubaliki kwa viwango vya busara na haki.

Je, unaweza kusitisha makubaliano ya mfumo wa muda maalum mapema?

Kimsingi, hapana. Mkataba wa muda mrefu wa kipindi maalum huisha kiotomatiki katika tarehe ya mwisho iliyokubaliwa na hauwezi kusitishwa mapema, isipokuwa kama pande zimekubaliana vinginevyo.

Matokeo halisi yanaweza kutegemea makubaliano na uhalali na haki. Katika ECLI:NL:RBMNE:2026:5629 makubaliano yaliisha tarehe ya mwisho wake. Kwa kuzingatia uhusiano mrefu wa kipekee na utegemezi wa msambazaji, upande mwingine ulilazimika kutoa ufafanuzi kwa wakati unaofaa kuhusu makubaliano mapya yanayowezekana. Pia kubalianeni kinachotokea kwa mikataba ya kusitisha mkataba wakati makubaliano ya mfumo yanapoisha.

Ni nini kinachotumika kwa makubaliano ya mfumo na chombo cha serikali?

Mbali na sheria ya mkataba, Sheria ya Ununuzi wa Umma ya Uholanzi ya 2012 (Aanbestedingswet 2012) inatumika. Mamlaka ya mkataba lazima itimize makubaliano ya mfumo kupitia utaratibu wa ununuzi unaoruhusiwa (Kifungu cha 2.44 Sheria ya Ununuzi wa Umma ya 2012).

Wakati wa kipindi hicho, marekebisho bila zabuni mpya yanawezekana tu ikiwa kuna msingi wa kisheria (Kifungu cha 2.163a). Mifano ni kifungu cha mapitio kilichoandikwa wazi kilichokubaliwa mapema (Kifungu cha 2.163c), marekebisho kutokana na hali zisizotarajiwa (Kifungu cha 2.163e) au marekebisho yasiyo ya msingi (Kifungu cha 2.163g). Marekebisho ambayo hubadilisha mkataba kwa kiasi kikubwa au yanaweza kuathiri ushindani lazima yatathminiwe kando. Wakati wa kutafsiri makubaliano yaliyohitimishwa baada ya zabuni, mahakama pia huzingatia wajibu wa uwazi na maslahi ya wazabuni wengine.

Unapaswa kuangalia nini kama mteja?

Hatari yako kuu kama mteja ni wajibu wa ununuzi usiokusudiwa au upekee, kama ilivyo katika ECLI:NL:RBROT:2023:8894.

• Je, makubaliano yanaeleza waziwazi kama kuna kiwango cha chini cha ujazo, wajibu wa ununuzi au upekee?
• Je, mkataba wa kuahirisha mkataba unafanywa tu unapoweka oda, na agizo hilo lazima liwe na nini?
• Je, masharti yako ya jumla yanakataa waziwazi sheria za muuzaji (Kifungu cha 6:225(3) za Kiholanzi za Kiraia)?
• Je, unaweza kumaliza mkataba kwa muda wa taarifa ulio wazi, na nini kitatokea kwa mikataba ya kusitisha mkataba?

Unapaswa kuangalia nini kama muuzaji?

Hatari yako kuu kama muuzaji ni mteja anayeacha kuagiza au kumaliza kuagiza mapema, kama ilivyo katika ECLI:NL:HR:2025:763.

• Je, kuna kiwango cha chini cha ununuzi au upekee unaolinda uwekezaji wako?
• Bei hurekebishwaje wakati wa muhula, kwa mfano kwa faharasa?
• Je, kifungu cha kukomesha mkataba kinakupa muda wa kutosha wa kutoa taarifa ya kuisha?
• Katika mkataba wa umma: je, kuna kifungu cha mapitio kinachoruhusu mabadiliko ya bei au upeo bila zabuni mpya (Kifungu cha 2.163c Sheria ya Ununuzi wa Umma ya 2012)?

Tunaweza kukufanyia nini kwa makubaliano ya mfumo?

Wanasheria wetu wa kiraia huandika, hupitia na kutekeleza mikataba ya mfumo chini ya sheria ya Uholanzi:

• Tunapitia makubaliano yako ya mfumo ndani ya siku moja ya kazi.
• Tunaandika wajibu wa ununuzi, utaratibu wa kusimamisha ununuzi, mpangilio wa utangulizi na kifungu cha kukomesha ununuzi.
• Tunatathmini kama upande mwingine unaweza kusimamisha, na kwa notisi gani, chini ya kifungu na Kifungu cha 6:248 cha Kanuni za Kiraia za Uholanzi.
• Tunaangalia makubaliano ya mfumo wa umma au marekebisho yaliyopendekezwa dhidi ya Sheria ya Ununuzi wa Umma ya 2012.

Muhtasari

• Mkataba wa mfumo huweka mfumo na pia unaweza kuwa na majukumu huru, kama vile ujazo wa ununuzi au upekee.
• Andika jinsi mkataba wa kusitisha mkataba unavyoundwa na ni hati gani inayotumika.
• Mkataba wa muda usiojulikana bila kifungu cha kukomesha mkataba unaweza kimsingi kukomeshwa; ikiwa kuna kifungu, kifungu hicho kinatumika kimsingi (ECLI:NL:HR:2025:763).
• Kwa mikataba ya serikali, Sheria ya Ununuzi wa Umma ya 2012 huamua jinsi makubaliano yanavyohitimishwa na kurekebishwa.

Maswali yanayoulizwa mara kwa mara