Utaratibu wa Malalamiko ya Ofisi

Law & More inathamini kuridhika kwa wateja wetu. Kampuni yetu itatumia juhudi bora kuwa katika huduma yako. Walakini inaweza kutokea kuwa haujaridhika juu ya nyanja fulani ya huduma zetu. Utapata chini ya hatua unayoweza kuchukua katika hali kama hii.

Ukiwa haujaridhika juu ya kuunda na utekelezaji wa makubaliano ya kazi, ubora wa huduma zetu au kiasi cha ankara yetu, unaombewa kupeleka hoja zako kwanza kwa wakili wako mwenyewe. Unaweza pia kuwasiliana na Mr. TGLM Meevis wa kampuni yetu. Kampuni yetu itashughulikia malalamiko kulingana na utaratibu kama ilivyoelezewa katika utaratibu wetu wa malalamiko ya ofisi.

Kwa kushauriana na wewe utapata suluhisho la shida iliyoinuliwa haraka iwezekanavyo. Sisi daima tutathibitisha suluhisho kama hilo kwa maandishi. Unaweza kutarajia kupokea majibu yetu kwa malalamiko yako kwa maandishi ndani ya wiki 4. Katika tukio ambalo tunahitaji kupotoka kwa neno hili, tutakujulisha kwa wakati na tutataja sababu ya kupotoka na muda ambao unaweza kutarajia majibu kutoka kwetu.

Ufunguo wa Kifungu cha 1

Kwa utaratibu huu wa malalamiko masharti yaliyowekwa hapa chini yatakuwa na maana zifuatazo:

malalamiko: usemi wowote ulioandikwa wa kutoridhika na au kwa niaba ya mteja anamwona wakili au mtu huyo anayefanya kazi chini ya jukumu lake kuhusu kumalizia au kutekeleza kwa ushiriki wa mteja kwa huduma za kitaalam (overeenkomst van opdracht), ubora wa huduma kama hizo zinazotolewa au kiasi kilichowekwa ndani ya huduma hizo, ukiondoa, malalamiko ndani ya maana ya aya ya 4 ya Sheria ya Uholanzi juu ya Utaalam wa Mwanasheria (Wakili);

mlalamikaji: mteja au mwakilishi wake, akiwasilisha malalamiko;

afisa wa malalamiko: Wakili anayeshtakiwa kushughulikia malalamiko, hapo awali Bwana TGLM Meevis.

Kifungu cha 2 Wigo wa matumizi

2.1 Utaratibu huu wa malalamiko unatumika kwa kila ushiriki wa huduma za kitaalam zinazotolewa na Law & More B.V. kwa wateja wake.

2.2 Ni jukumu la kila mwanasheria wa Law & More B.V. kushughulikia malalamiko yote kwa kufuata utaratibu huu wa malalamiko.

Malengo ya 3 ya Malengo

Kusudi la utaratibu huu wa malalamiko ni:

• kuweka utaratibu ambao malalamiko ya mteja yanaweza kutatuliwa kwa njia iliyoelekezwa suluhisho na kwa muda mzuri wa muda;
• kuweka utaratibu wa kuanzisha sababu ya malalamiko ya mteja;
• kudumisha na kuboresha uhusiano uliopo wa mteja kwa kushughulikia malalamiko kwa njia sahihi;
• kukuza majibu ya malalamiko yoyote kwa njia inayolenga mteja;
• kuboresha ubora wa huduma kwa kusuluhisha na kuchambua malalamiko.

Kifungu cha 4 Habari juu ya kuanza kwa huduma

4.1 Utaratibu huu wa malalamiko umewekwa wazi kwa umma. Katika barua yoyote ya uchumba na mteja, mteja atajulishwa kuwa kuna utaratibu wa malalamiko uliopo, na kwamba utaratibu huu utatumika kwa huduma zinazotolewa.

4.2 Viwango vya kawaida vya ushiriki (Kanuni na Masharti) ambayo inatumika kwa ushiriki wowote wa mteja (pia kwa barua ya ushirika na mteja) itatambua chama huru au mwili ambao nani malalamiko ambayo hayajatatuliwa kwa mujibu wa utaratibu huu wa malalamiko yanaweza kupelekwa ili kupata uamuzi wa kumfunga.

Malalamiko ndani ya maana ya kifungu cha 4.3 cha utaratibu huu wa malalamiko ambayo hayakutatuliwa baada ya kushughulikiwa kulingana na utaratibu huu wa malalamiko yanaweza kuwasilishwa kwa Kamati ya Utetezi ya Kamati ya Mizozo (Wakili wa Geschillencommissie).

Kifungu cha 5 Utaratibu wa malalamiko ya ndani

5.1 Ikiwa mteja anafika ofisini na malalamiko kwa kuzingatia maagizo aliyopewa Law & More B.V.., malalamiko yatapelekwa kwa afisa malalamiko.

5.2 Afisa malalamiko atamjulisha mtu ambaye malalamiko yametolewa juu yake kuhusu kuwasilisha malalamiko na atampa mlalamikaji na mtu ambaye malalamiko yamepewa nafasi ya kuelezea malalamiko hayo.

5.3 Mtu ambaye malalamiko yametolewa dhidi yake atajaribu kusuluhisha suala hilo pamoja na mteja husika, iwe au la chini ya kuingiliwa na afisa wa malalamiko.

5.4 Afisa malalamiko atasuluhisha malalamiko ndani ya wiki nne baada ya kupokea malalamiko, au atamjulisha mlalamikaji, akisema sababu, za kupotoka kwa muda huu, kuonyesha muda ambao maoni juu ya malalamiko yatapewa.

5.5 Afisa malalamiko atamjulisha mlalamikaji na mtu ambaye malalamiko yametolewa dhidi yake kwa maandishi juu ya maoni juu ya sifa za malalamiko, iwe na mapendekezo yoyote au la.

5.6 Ikiwa malalamiko yalishughulikiwa kwa njia ya kuridhisha, mlalamikaji, afisa malalamiko na mtu ambaye malalamiko yametolewa dhidi yake watatia saini maoni juu ya sifa za malalamiko.

Kifungu cha 6 Usiri na usimamiaji wa malalamiko ya bure

6.1 Afisa malalamiko na mtu ambaye malalamiko yametolewa dhidi yake atazingatia usiri kuhusu utunzaji wa malalamiko.

6.2 Mlalamikaji hatastahili kulipwa fidia yoyote kuhusiana na gharama za utunzaji wa malalamiko.

Majukumu ya Ibara ya 7

7.1 Afisa malalamiko atakuwa na jukumu la kushughulikia malalamiko kwa wakati unaofaa.

7.2 Mtu ambaye malalamiko yametolewa dhidi yake atamujulisha afisa malalamiko juu ya mawasiliano yoyote na mlalamikaji na suluhisho lolote linalofaa.

7.3 Afisa malalamiko atamjulisha mlalamikaji juu ya utunzaji wa malalamiko.

7.4 Afisa malalamiko atahakikisha faili kwenye malalamiko imehifadhiwa.

Kifungu cha 8 Usajili wa Malalamiko

8.1 Afisa malalamiko atasajili malalamiko, akibainisha mada ya malalamiko.

8.2 Malalamiko yanaweza kugawanywa katika mada tofauti.

8.3 Afisa malalamiko ataripoti mara kwa mara juu ya utunzaji wa malalamiko yoyote na atatoa mapendekezo ili kuzuia malalamiko mapya yanayotokea na kuboresha taratibu.

8.4 Ripoti na mapendekezo yoyote yatajadiliwa na kuwasilishwa kwa uamuzi angalau mara moja kwa mwaka.