Utaratibu wa Malalamiko ya Ofisi

Law & More inathamini kuridhika kwa wateja wetu. Kampuni yetu itatumia juhudi bora kuwa katika huduma yako. Walakini inaweza kutokea kuwa haujaridhika juu ya nyanja fulani ya huduma zetu. Utapata chini ya hatua unayoweza kuchukua katika hali kama hii.

Ukiwa haujaridhika juu ya kuunda na utekelezaji wa makubaliano ya kazi, ubora wa huduma zetu au kiasi cha ankara yetu, unaombewa kupeleka hoja zako kwanza kwa wakili wako mwenyewe. Unaweza pia kuwasiliana na Mr. TGLM Meevis wa kampuni yetu. Kampuni yetu itashughulikia malalamiko kulingana na utaratibu kama ilivyoelezewa katika utaratibu wetu wa malalamiko ya ofisi.

Kwa kushauriana na wewe utapata suluhisho la shida iliyoinuliwa haraka iwezekanavyo. Sisi daima tutathibitisha suluhisho kama hilo kwa maandishi. Unaweza kutarajia kupokea majibu yetu kwa malalamiko yako kwa maandishi ndani ya wiki 4. Katika tukio ambalo tunahitaji kupotoka kwa neno hili, tutakujulisha kwa wakati na tutataja sababu ya kupotoka na muda ambao unaweza kutarajia majibu kutoka kwetu.

Ufunguo wa Kifungu cha 1

Kwa utaratibu huu wa malalamiko masharti yaliyowekwa hapa chini yatakuwa na maana zifuatazo:

malalamiko: usemi wowote ulioandikwa wa kutoridhika na au kwa niaba ya mteja anamwona wakili au mtu huyo anayefanya kazi chini ya jukumu lake kuhusu kumalizia au kutekeleza kwa ushiriki wa mteja kwa huduma za kitaalam (overeenkomst van opdracht), ubora wa huduma kama hizo zinazotolewa au kiasi kilichowekwa ndani ya huduma hizo, ukiondoa, malalamiko ndani ya maana ya aya ya 4 ya Sheria ya Uholanzi juu ya Utaalam wa Mwanasheria (Wakili);

mlalamikaji: mteja au mwakilishi wake, akiwasilisha malalamiko;

afisa wa malalamiko: Wakili anayeshtakiwa kushughulikia malalamiko, hapo awali Bwana TGLM Meevis.

Kifungu cha 2 Wigo wa matumizi

2.1 Utaratibu huu wa malalamiko unatumika kwa kila ushiriki wa huduma za kitaalam zinazotolewa na Law & More BV kwa wateja wake.

2.2 Ni jukumu la kila mwanasheria wa Law & More BV kushughulikia malalamiko yote kulingana na utaratibu huu wa malalamiko.

Malengo ya 3 ya Malengo

Kusudi la utaratibu huu wa malalamiko ni:

  • kuweka utaratibu ambao malalamiko ya mteja yanaweza kutatuliwa kwa njia iliyoelekezwa suluhisho na kwa muda mzuri wa muda;
  • kuweka utaratibu wa kuanzisha sababu ya malalamiko ya mteja;
  • kudumisha na kuboresha uhusiano uliopo wa mteja kwa kushughulikia malalamiko kwa njia sahihi;
  • kukuza majibu ya malalamiko yoyote kwa njia inayolenga mteja;
  • kuboresha ubora wa huduma kwa kusuluhisha na kuchambua malalamiko.

Kifungu cha 4 Habari juu ya kuanza kwa huduma

4.1 Utaratibu huu wa malalamiko umefanywa wazi kwa umma. Katika barua yoyote ya kujihusisha na mteja, mteja ataarifiwa kuwa kuna utaratibu wa malalamiko mahali pake, na kwamba utaratibu huu utatumika kwa huduma zinazotolewa.

4.2 Masharti ya kawaida ya kuhusika (Kanuni na Masharti) ambayo inatumika kwa ushiriki wowote wa mteja (pia kwa barua ya ushirika na mteja) itatambua chama huru au mwili ambao nani malalamiko ambayo hayajatatuliwa kwa mujibu wa utaratibu huu wa malalamiko yanaweza kupelekwa ili kupata uamuzi wa kumfunga.

4.3 Malalamiko ndani ya maana ya kifungu cha 1 cha utaratibu huu wa malalamiko ambao haukutatuliwa baada ya kushughulikiwa kwa mujibu wa utaratibu huu wa malalamiko unaweza kupelekwa kwa Utetezi wa Kamati ya Migogoro (Wakili wa Geschillencommissie).

Kifungu cha 5 Utaratibu wa malalamiko ya ndani

5.1 Ikiwa mteja atakaribia ofisi na malalamiko kuhusu maagizo aliyopewa Law & More BV., Malalamiko yatapelekwa kwa afisa wa malalamiko.

5.2 Afisa wa malalamiko atamwarifu mtu ambaye malalamiko yamefanywa dhidi yake ya malalamiko na atampa mlalamikaji na mtu ambaye malalamiko hayo yamepatikana nafasi ya kuelezea malalamiko.

5.3 Mtu ambaye malalamiko yamefanywa dhidi yake atajaribu kusuluhisha suala hilo pamoja na mteja anayehusika, ikiwa ni au si chini ya kuingilia kwa afisa wa malalamiko.

5.4 Afisa wa malalamiko atasuluhisha malalamiko kati ya wiki nne baada ya malalamiko kupokea, au atamjulisha mlalamikaji, akisema sababu za kupotoka kwa neno hili, kuashiria muda ambao maoni juu ya malalamiko yatapewa.

5.5 Afisa wa malalamiko atamwarifu mlalamikaji na mtu ambaye malalamiko yamefanywa kwa maandishi juu ya maoni juu ya uhalali wa malalamiko, ikiwa ni au sio na mapendekezo yoyote.

5.6 Ikiwa malalamiko yalishughulikiwa kwa njia ya kuridhisha, mlalamikaji, afisa wa malalamiko na mtu ambaye malalamiko hayo yamefanywa dhidi yake atasaini maoni juu ya uhalali wa malalamiko.

Kifungu cha 6 Usiri na usimamiaji wa malalamiko ya bure

6.1 Afisa wa malalamiko na mtu ambaye malalamiko yamefanywa dhidi yake atalinda usiri kuhusu ushughulikiaji wa malalamiko.

6.2 Mlalamikaji hatakuwa na deni kwa fidia ya utunzaji wa malalamiko.

Majukumu ya Ibara ya 7

7.1 Afisa wa malalamiko atakuwa na jukumu la kushughulikia malalamiko kwa wakati.

7.2 Mtu ambaye malalamiko yamefanywa dhidi yake atamlisha afisa wa malalamiko habari juu ya mawasiliano yoyote na mlalamikaji na suluhisho linalofaa.

7.3 Afisa wa malalamiko atamwjulisha mlalamikaji juu ya utunzaji wa malalamiko.

7.4 Afisa wa malalamiko atahakikisha faili kwenye malalamiko inatunzwa.

Kifungu cha 8 Usajili wa Malalamiko

8.1 Afisa wa malalamiko atasajili malalamiko, akiashiria mada ya malalamiko.

8.2 Malalamiko yanaweza kugawanywa katika mada tofauti.

8.3 Afisa wa malalamiko ataripoti mara kwa mara juu ya kushughulikia malalamiko yoyote na atatoa mapendekezo ili kuzuia malalamiko mapya kutokea na kuboresha taratibu.

8.4 Ripoti yoyote na maoni yatajadiliwa na kuwasilishwa kwa maamuzi angalau mara moja kwa mwaka.