Utaratibu wa Malalamiko ya Ofisi

Law & More inathamini kuridhika kwa wateja wetu. Kampuni yetu itatumia juhudi bora kuwa katika huduma yako. Walakini inaweza kutokea kuwa haujaridhika juu ya nyanja fulani ya huduma zetu. Utapata chini ya hatua unayoweza kuchukua katika hali kama hii.

Ukiwa haujaridhika juu ya kuunda na utekelezaji wa makubaliano ya kazi, ubora wa huduma zetu au kiasi cha ankara yetu, unaombewa kupeleka hoja zako kwanza kwa wakili wako mwenyewe. Unaweza pia kuwasiliana na Mr. TGLM Meevis wa kampuni yetu. Kampuni yetu itashughulikia malalamiko kulingana na utaratibu kama ilivyoelezewa katika utaratibu wetu wa malalamiko ya ofisi.

Kwa kushauriana na wewe utapata suluhisho la shida iliyoinuliwa haraka iwezekanavyo. Sisi daima tutathibitisha suluhisho kama hilo kwa maandishi. Unaweza kutarajia kupokea majibu yetu kwa malalamiko yako kwa maandishi ndani ya wiki 4. Katika tukio ambalo tunahitaji kupotoka kwa neno hili, tutakujulisha kwa wakati na tutataja sababu ya kupotoka na muda ambao unaweza kutarajia majibu kutoka kwetu.

Ufunguo wa Kifungu cha 1

Kwa utaratibu huu wa malalamiko masharti yaliyowekwa hapa chini yatakuwa na maana zifuatazo:

malalamiko: usemi wowote ulioandikwa wa kutoridhika na au kwa niaba ya mteja anamwona wakili au mtu huyo anayefanya kazi chini ya jukumu lake kuhusu kumalizia au kutekeleza kwa ushiriki wa mteja kwa huduma za kitaalam (overeenkomst van opdracht), ubora wa huduma hizo zinazotolewa au kiasi kinachodaiwa kwa huduma hizo, bila kujumuisha, hata hivyo, malalamiko ndani ya maana ya aya ya 4 ya Uholanzi. Sheria juu ya taaluma ya Wakili (Wakili);

mlalamikaji: mteja au mwakilishi wake, akiwasilisha malalamiko;

afisa wa malalamiko: Wakili anayeshtakiwa kushughulikia malalamiko, hapo awali Bwana TGLM Meevis.

Kifungu cha 2 Wigo wa matumizi

2.1 Utaratibu huu wa malalamiko unatumika kwa kila ushiriki kwa huduma za kitaaluma zinazotolewa na Law & More BV kwa wateja wake.

2.2 Ni wajibu wa kila mwanasheria wa Law & More B.V. kushughulikia malalamiko yote kwa kufuata utaratibu huu wa malalamiko.

Malengo ya 3 ya Malengo

Kusudi la utaratibu huu wa malalamiko ni:

• kuweka utaratibu ambao malalamiko ya mteja yanaweza kutatuliwa kwa njia iliyoelekezwa suluhisho na kwa muda mzuri wa muda;
• kuweka utaratibu wa kuanzisha sababu ya malalamiko ya mteja;
• kudumisha na kuboresha uhusiano uliopo wa mteja kwa kushughulikia malalamiko kwa njia sahihi;
• kukuza majibu ya malalamiko yoyote kwa njia inayolenga mteja;
• kuboresha ubora wa huduma kwa kusuluhisha na kuchambua malalamiko.

Kifungu cha 4 Habari juu ya kuanza kwa huduma

4.1 Utaratibu huu wa malalamiko umewekwa kwa umma. Katika barua yoyote ya uchumba na mteja, mteja atafahamishwa kuwa kuna utaratibu wa malalamiko, na kwamba utaratibu huu utatumika kwa huduma zinazotolewa.

4.2 Masharti ya kawaida ya uchumba (Kanuni na Masharti) ambayo inatumika kwa ushiriki wowote wa mteja (pia kwa barua ya ushirika na mteja) itatambua chama huru au mwili ambao nani malalamiko ambayo hayajatatuliwa kwa mujibu wa utaratibu huu wa malalamiko yanaweza kupelekwa ili kupata uamuzi wa kumfunga.

4.3 Malalamiko ndani ya maana ya kifungu cha 1 cha utaratibu huu wa malalamiko ambayo hayakutatuliwa baada ya kushughulikiwa kwa mujibu wa utaratibu huu wa malalamiko yanaweza kuwasilishwa kwa Utetezi wa Kamati ya Migogoro (Wakili wa Geschillencommissie).

Kifungu cha 5 Utaratibu wa malalamiko ya ndani

5.1 Mteja akifika ofisini na malalamiko kuhusiana na maagizo aliyopewa Law & More BV., malalamiko yatatumwa kwa afisa wa malalamiko.

5.2 Afisa malalamiko atamjulisha mtu ambaye malalamiko yake yametolewa kuhusu kuwasilisha malalamiko hayo na atampa mlalamikaji na mtu ambaye malalamiko yake yametolewa fursa ya kueleza malalamiko hayo.

5.3 Mtu ambaye malalamiko dhidi yake yamefanywa atajaribu kutatua suala hilo pamoja na mteja husika, iwe au la kwa kuingilia kati kwa afisa wa malalamiko.

5.4 Afisa wa malalamiko atasuluhisha malalamiko ndani ya wiki nne baada ya kupokea malalamiko, au atamjulisha mlalamikaji, akitaja sababu, za kupotoka kwa muda huu, ikionyesha muda ambao maoni juu ya malalamiko yatatolewa.

5.5 Afisa wa malalamiko atamjulisha mlalamikaji na mtu ambaye malalamiko yake yamefanywa kwa maandishi kuhusu maoni juu ya uhalali wa malalamiko, iwe na mapendekezo yoyote au la.

5.6 Iwapo lalamiko lilishughulikiwa kwa njia ya kuridhisha, mlalamikaji, afisa wa malalamiko na mtu ambaye malalamiko yake yametolewa watatia saini maoni juu ya uhalali wa malalamiko.

Kifungu cha 6 Usiri na usimamiaji wa malalamiko ya bure

6.1 Afisa wa malalamiko na mtu ambaye malalamiko yake yamefanywa watatunza usiri kuhusiana na ushughulikiaji wa malalamiko hayo.

6.2 Mlalamikaji hatadaiwa fidia yoyote kuhusiana na gharama za kushughulikia malalamiko.

Majukumu ya Ibara ya 7

7.1 Afisa malalamiko atawajibika kushughulikia malalamiko kwa wakati.

7.2 Mtu ambaye malalamiko yamefanywa dhidi yake atamjulisha afisa wa malalamiko kuhusu mawasiliano yoyote na mlalamikaji na suluhisho lolote linalowezekana.

7.3 Afisa malalamiko atamjulisha mlalamikaji kuhusu ushughulikiaji wa malalamiko.

7.4 Afisa wa malalamiko atahakikisha kuwa faili la malalamiko limehifadhiwa.

Kifungu cha 8 Usajili wa Malalamiko

8.1 Afisa wa malalamiko atasajili malalamiko, akibainisha mada ya malalamiko.

8.2 Malalamiko yanaweza kugawanywa katika mada tofauti.

8.3 Afisa malalamiko atatoa taarifa mara kwa mara kuhusu ushughulikiaji wa malalamiko yoyote na atatoa mapendekezo ili kuzuia malalamiko mapya yanayotokea na kuboresha taratibu.

8.4 Ripoti na mapendekezo yoyote yatajadiliwa na kuwasilishwa kwa maamuzi angalau mara moja kwa mwaka.