Uhifadhi wa data ya wafanyakazi: mwajiri anaweza kuihifadhi kwa muda gani?

Hakuna kipindi kimoja cha kuhifadhi data ya wafanyakazi. Chini ya GDPR unaweza kuhifadhi data mradi tu unazihitaji kwa madhumuni uliyokusanya; Sheria ya kodi ya Uholanzi kisha huweka vipindi maalum vya chini vya kumbukumbu za mishahara, taarifa ya kodi ya mshahara na nakala ya hati ya utambulisho ya mfanyakazi.

Kwa vitendo, hii inawapa waajiri Waholanzi nanga tatu: miaka miwili baada ya ajira kuisha kwa faili nyingi za wafanyakazi, miaka mitano baada ya mwisho wa mwaka wa kalenda ambapo mfanyakazi aliondoka kwa taarifa ya kodi ya mshahara na nakala ya kitambulisho, na miaka saba kwa ajili ya usimamizi wa mishahara. Makala yetu kuhusu kile kinachoweza kuwekwa katika faili ya wafanyakazi inashughulikia maudhui; hii inashughulikia muda gani.

Kanuni ya msingi chini ya GDPR ni ipi?

Usihifadhi data binafsi kwa muda mrefu zaidi ya inavyohitajika. Kifungu cha 5(1)(e) GDPR (kikomo cha kuhifadhi) kinakuhitaji kuamua, kwa kila kategoria ya data, ni muda gani unahitaji data hiyo na kuweza kuelezea chaguo hilo.

GDPR yenyewe haina jedwali la vipindi. Vipindi vilivyo hapa chini vinatokana na sheria ya kodi ya Uholanzi na kutoka kwa mwongozo wa Mamlaka ya Ulinzi wa Data ya Uholanzi (Autoriteit Persoonsgegevens, AP).

Unahifadhi data gani kwa miaka miwili?

Faili nyingi za wafanyakazi. Mwongozo wa AP ni kwamba data bila kipindi cha kisheria cha kuhifadhiwa kwa ujumla huhifadhiwa kwa miaka miwili baada ya mfanyakazi kuondoka.

Hii inashughulikia, kwa mfano, mkataba wa ajira na marekebisho yake, tathmini na ripoti za utendaji, mawasiliano kuhusu uteuzi, kupandishwa cheo, kushushwa cheo na kufukuzwa kazi, rekodi za mafunzo, maonyo, marejeleo na rekodi za kutokuwepo.

Ikiwa kuna au kumekuwa na mgogoro wa ajira na mfanyakazi, au kesi mahakamani inasubiri, unaweza kuweka data inayohusiana nayo kwa muda mrefu zaidi, hadi jambo hilo litakapotatuliwa. Hilo linahalalisha kuweka nyenzo husika, si faili nzima kwa muda usiojulikana.

Ni data gani unayoihifadhi kwa miaka mitano au saba?

Kumbukumbu za fedha. Hapa huna uhuru wowote: wajibu wa kodi huweka kipindi na hupuuza kanuni ya jumla ya kuweka data kwa ufupi iwezekanavyo.

• Taarifa ya kodi ya mshahara (loonbelastingverklaring) na nakala ya hati ya utambulisho uliyothibitisha mfanyakazi alipoanza kazi: miaka mitano baada ya mwisho wa mwaka wa kalenda ambapo ajira iliisha.
• Usimamizi wa mishahara (loonadministratie): miaka saba, kipindi cha jumla cha uhifadhi wa fedha kwa ajili ya kumbukumbu za msingi zilizowekwa na Utawala wa Ushuru na Forodha wa Uholanzi (Belastingdienst).

Ni rekodi tu ambazo wajibu wa kodi hufunika huangukia katika vipindi hivi virefu zaidi. Sehemu iliyobaki ya faili bado inafuata sheria ya miaka miwili.

Unaweza kuhifadhi data ya waombaji kwa muda gani?

Kwa kawaida hadi wiki nne baada ya mwisho wa utaratibu wa kutuma maombi. Kwa idhini ya mgombea unaweza kuhifadhi data hiyo kwa hadi mwaka mmoja, kwa mfano kwa ajili ya kundi la watu wenye vipaji.

Idhini lazima iwe chaguo halisi, linaloombwa kando na kurekodiwa. Mstari katika taarifa yako ya faragha haitoshi.

Vipi kuhusu ugonjwa na data ya kimatibabu?

Data ya afya ni ya daktari wa kampuni (bedrijfsarts) au huduma ya afya kazini, si yako kama mwajiri. Wanakabiliwa na usiri wa kimatibabu na sheria zao za uhifadhi.

Kama mwajiri, unaweka tarehe za kutokuwepo kazini na taarifa unazohitaji kwa ajili ya kuunganishwa tena na malipo ya mshahara wakati wa ugonjwa. Data hizo hufuata vipindi vya kawaida vya faili ya wafanyakazi.

Unapaswa kuangalia nini kama mwajiri?

• Je, rekodi yako ya shughuli za usindikaji (Kifungu cha 30 GDPR) huweka kipindi cha uhifadhi kwa kila kategoria ya data ya wafanyakazi?
• Je, unafuta data ya mwombaji ndani ya wiki nne baada ya utaratibu, isipokuwa kama una idhini iliyorekodiwa kwa hadi mwaka mmoja?
• Je, data ya afya huhifadhiwa na daktari wa kampuni pekee, huku wewe ukiwa na tarehe za kutokuwepo tu?
• Je, unaweka nakala ya kitambulisho na taarifa ya kodi ya mshahara kwa miaka mitano baada ya mwaka wa kalenda wa kuondoka, na rekodi za mishahara kwa miaka saba?
• Je, nakala zilizo kwenye visanduku vya barua, hifadhi za pamoja na nakala rudufu pia zimefutwa, na je, unatumia ratiba hiyo kwa wakati maalum kila mwaka?

Unapaswa kuangalia nini kama mfanyakazi?

• Je, umetumia haki yako ya kufikia (Kifungu cha 15 GDPR) ili kuona ni data gani ambayo mwajiri wako bado anayo?
• Je, mwajiri wako wa zamani anahifadhi data kwa zaidi ya miaka miwili baada ya kuondoka kwako bila mgogoro au sababu za kisheria?
• Je, faili hiyo ina taarifa za kimatibabu zinazomilikiwa na daktari wa kampuni?
• Je, umeomba kufutwa chini ya Kifungu cha 17 cha GDPR, na je, mwajiri alijibu ndani ya mwezi mmoja?

Tunaweza kukufanyia nini kwa kuhifadhi data ya wafanyakazi?

Wanasheria wetu wa ajira wanawashauri waajiri na wafanyakazi kuhusu data ya wafanyakazi:

• Tunatengeneza ratiba ya uhifadhi kwa kila kategoria ya data ya wafanyakazi.
• Tunakagua faili zako za wafanyakazi na kutambua data ambayo lazima ifutwe.
• Tunaandika utaratibu wa maombi ya ufikiaji na kufuta kutoka kwa wafanyakazi (wa zamani).
• Tunatathmini ni data gani unaweza kuhifadhi kwa muda mrefu zaidi kwa sababu ya mzozo unaosubiri au unaotarajiwa.
• Tunawasilisha ombi la ufikiaji au kufuta kwa niaba ya mfanyakazi.

Muhtasari

• GDPR haiweki vipindi maalum: weka data kwa muda unaohitajika tu kwa madhumuni yake.
• Faili nyingi za wafanyakazi: miaka miwili baada ya ajira kuisha, ndefu zaidi kwa data inayohusiana na mgogoro.
• Taarifa ya kodi ya mshahara na nakala ya kitambulisho: miaka mitano baada ya mwisho wa mwaka wa kalenda ambapo ajira iliisha; usimamizi wa mishahara: miaka saba.
• Waombaji: hadi wiki nne baada ya utaratibu, au hadi mwaka mmoja kwa idhini iliyorekodiwa.
• Data ya afya hubaki na daktari wa kampuni; unaweka tarehe za kutokuwepo na unachohitaji kwa ajili ya kuunganishwa tena na malipo ya mshahara.

Maswali yanayoulizwa mara kwa mara